تدارکات یکی از فعالیت‌های اساسی و حیاتی هر سازمانی است که به تامین کالاها و خدمات مورد نیاز برای انجام فرآیندهای سازمانی می‌پردازد. مدیر تدارکات نقش کلیدی در مدیریت و بهینه‌سازی این فعالیت دارد و باید با توجه به نیازها، بودجه و استراتژی سازمان، بهترین تصمیمات را در خصوص خرید و تامین کالاها و خدمات اتخاذ کند.
همچنین مدیر تدارکات باید با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان ارتباط برقرار کرده و از کیفیت و قیمت مناسب کالاها و خدمات اطمینان حاصل کند. در این مطلب، به معرفی شغل مدیر تدارکات، نیازمندی‌ها، نقش و وظایف آن می‌پردازیم.
واحد تدارکات چیست و چه نقشی در سازمان دارد؟
واحد تدارکات یکی از واحدهای ستادی سازمان است که به تهیه و تامین کالاها و خدمات مورد نیاز سازمان می‌پردازد. این کالاها و خدمات می‌توانند مربوط به مواد اولیه، قطعات، تجهیزات، ملزومات اداری، خدمات پشتیبانی و… باشند. واحد تدارکات نقشی کلیدی در مدیریت زنجیره تامین دارد و باید با بخش‌های مختلف سازمان هماهنگی کرده و نیازهای آن‌ها را ارزیابی کند.
همچنین واحد تدارکات باید با تامین‌کنندگان مختلف بیرونی وارد مذاکره شده و پس از بررسی لیست قیمت و کیفیت کالاها و خدمات درخواستی، با یک یا چند تامین‌کننده وارد فرآیند مذاکره شده و در صورت تایید نهایی، فرآیندهای مختلف خرید پیش خواهند رفت. واحد تدارکات را معمولا به دو بخش تدارکات مستقیم و غیرمستقیم تقسیم می‌‌کنند. تدارکات مستقیم به تامین مواد اولیه و اجزا برای تولید محصولات اشاره دارد و تدارکات غیرمستقیم به تامین ملزومات روزانه و پشتیبانی گفته می‌شود.
مدیر تدارکات یا خرید کیست؟
مدیر تدارکات فردی است که مسئولیت مدیریت واحد تدارکات را بر عهده دارد و باید با توجه به نیازها، بودجه و استراتژی سازمان، بهترین تصمیمات را در خصوص خرید و تامین کالاها و خدمات اتخاذ کند. همچنین مدیر تدارکات باید با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان ارتباط برقرار کرده و از کیفیت و قیمت مناسب کالاها و خدمات اطمینان حاصل کند.
در عین حال مدیر تدارکات باید از رعایت قوانین و مقررات مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات مطلع باشد و از روند مستندسازی و گزارش‌دهی مناسب پیروی کند. لازم به ذکر است که مدیر تدارکات می‌تواند در سطوح مختلف سازمانی هم‌چون مدیریت ارشد، مدیریت میانی یا مدیریت عملیاتی فعالیت کند.
وظایف مدیر پشتیبانی و تدارکات چیست؟
وظایف مدیر پشتیبانی و تدارکات ممکن است با توجه به نوع و اندازه سازمان، محدوده فعالیت واحد تدارکات و سطح مسئولیت مدیر تدارکات متفاوت باشد. اما به طور کلی، می‌توان وظایف اصلی مدیر پشتیبانی و تدارکات را به شرح زیر بیان کرد:
- تعیین نیازهای خرید و تامین کالاها و خدمات بر اساس درخواست‌های بخش‌های مختلف سازمان
- انتخاب تامین‌کنندگان مناسب بر اساس معیارهایی هم‌چون قیمت، کیفیت، زمان تحویل، شرایط پرداخت و…
- انجام مذاکرات با تامین‌کنندگان و امضای قراردادها و سفارش‌های خرید
- پیگیری و کنترل عملکرد تامین‌کنندگان و ارزیابی عملکرد آن‌ها
- حل مشکلات و اختلافات احتمالی با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان
- ایجاد و به‌روزرسانی سیستم‌ها و روش‌های مدیریت اطلاعات و مستندات مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات
- تهیه و ارائه گزارش‌ها و آنالیز‌های مربوط به فعالیت‌های واحد تدارکات
- ارتقا و بهبود فرآیندها و روش‌های خرید و تامین کالاها و خدمات
- همکاری با بخش‌های دیگر سازمان هم‌چون مالی، حسابداری، بازرگانی، تولید، فروش و…
- آموزش و راهنمایی کارکنان واحد تدارکات و ارزیابی عملکرد آن‌ها
مهارت‌های مورد نیاز یک مدیر تدارکات
برای انجام شغل مدیر تدارکات، باید مهارت‌های مختلفی را داشته باشید. برخی از این مهارت‌ها عبارتند از:
- مهارت‌های تحلیلی و حل مسئله: مدیر تدارکات باید بتواند از ابزارها و روش‌های تحلیلی هم‌چون آنالیز هزینه-سود، آنالیز ریسک، آنالیز ABC و… استفاده کرده و مسائل و چالش‌های مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات را شناسایی و حل کند.
- مهارت‌های ارتباطی و روابط عمومی: مدیر تدارکات باید بتواند با تامین‌کنندگان و ذی‌نفعان داخلی و خارجی سازمان به صورت کتبی و شفاهی ارتباط برقرار کرده و از روش‌های ارتباطی موثر هم‌چون شنیدن، ابراز همدردی، اعتمادسازی و… استفاده کند.
- مهارت‌های مذاکره و تصمیم‌گیری: مدیر تدارکات باید بتواند با تامین‌کنندگان وارد مذاکره شده و از تکنیک‌های مذاکره هم‌چون تعیین اهداف، بررسی گزینه‌ها، ایجاد رابطه، انعطاف‌پذیری و… استفاده کرده و تصمیمات مناسب را در خصوص خرید و تامین کالاها و خدمات اتخاذ کند.
- مهارت‌های مدیریتی و رهبری: مدیر تدارکات باید بتواند واحد تدارکات را به صورت کارآمد و موثر مدیریت کند و از روش‌های مدیریتی هم‌چون برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، هدایت، کنترل و… استفاده کند. همچنین باید بتواند به عنوان یک رهبر، کارکنان واحد تدارکات را تحریک و تشویق کند، آموزش داده و ارزیابی کرده و در عین حال از روش‌های رهبری هم‌چون تحول‌گرایی، انجام اقدامات مشارکتی و… استفاده کند.
- مهارت‌های فنی و حرفه‌ای: مدیر تدارکات باید بتواند از دانش و تجربه خود در زمینه‌های مربوط به خرید و تامین کالاها و خدمات هم‌چون قوانین و مقررات، استانداردها و کیفیت، زنجیره تامین و مدیریت موجودی، سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت اطلاعات و… استفاده کند و دانش و تجربه خود را به‌روز نگه دارد.
مراحل فرآیند خرید سازمانی
فرآیند خرید سازمانی شامل مراحل مختلفی است که باید به ترتیب زیر انجام شوند:
- تعیین نیاز: در این مرحله، باید نیازهای خرید و تامین کالاها و خدمات را بر اساس درخواست‌های بخش‌های مختلف سازمان تعیین کنید. همچنین باید مشخص کنید که چه کالاها و خدماتی، چه مقداری، چه زمانی و با چه شرایطی مورد نیاز هستند.
- پیدا کردن تامین‌کنندگان: در این مرحله، باید تامین‌کنندگان مورد نیاز برای تامین کالاها و خدمات را پیدا کنید. همچنین باید از منابع مختلف هم‌چون اینترنت، نشریات، نمایشگاه‌ها، پیشنهادات و… استفاده کرده و لیستی از تامین‌کنندگان را تهیه کنید.
- ارزیابی تامین‌کنندگان: در این مرحله، باید تامین‌کنندگان را بر اساس معیارهایی هم‌چون قیمت، کیفیت، زمان تحویل، شرایط پرداخت، سابقه همکاری و… ارزیابی کنید. همچنین باید از ابزارها و روش‌های ارزیابی هم‌چون امتیازدهی، ماتریس، چک‌لیست و… استفاده کرده و تامین‌کنندگان را بر اساس یک رتبه‌بندی خاص مشخص کنید.
- انتخاب تامین‌کننده: در این مرحله، باید یک یا چند تامین‌کننده را برای تامین کالاها و خدمات مورد نیاز انتخاب کنید. در واقع باید بر اساس نتایج ارزیابی و با توجه به نیازها، بودجه و استراتژی سازمان، بهترین تامین‌کننده را انتخاب کنید.
- انجام مذاکرات و امضای قرارداد: در این مرحله، باید با تامین‌کننده انتخاب شده وارد مذاکره شوید و شرایط خرید و تامین کالاها و خدمات را بر این اساس مشخص کنید. همچنین باید از تکنیک‌های مذاکره موثر استفاده کرده، به توافق برسید و قرارداد خرید را امضا کنید.
- انجام سفارش و تحویل: در این مرحله، باید سفارش خرید را به تامین‌کننده ارسال کرده و از تحویل کالاها و خدمات در زمان و مکان مقرر اطمینان حاصل کنید. همچنین باید از روش‌های پیگیری و کنترل هم‌چون ردیابی، بازرسی، تایید و… استفاده کنید و از کیفیت و مطابقت کالاها و خدمات با استانداردها و شرایط قرارداد مطمئن شوید.
- پرداخت و ارزش‌آفرینی: در این مرحله، باید هزینه‌های خرید و تامین کالاها و خدمات را به تامین‌کننده پرداخت کرده و از روش‌های پرداخت هم‌چون نقدی، اعتباری، چک و… استفاده کنید. همچنین باید از کالاها و خدمات تامین شده به نحو مطلوب استفاده کرده و ارزش‌آفرینی را در سازمان ایجاد کنید.
کلام آخر …
مدیر تدارکات یکی از شغل‌های مهم و مسئولیت‌پذیر در هر سازمانی می‌باشد که به تامین کالاها و خدمات مورد نیاز برای انجام فرآیندهای سازمانی می‌پردازد.
وی باید مهارت‌های مختلفی هم‌چون تحلیل، ارتباط، مذاکره، مدیریت و… را داشته باشد و از روش‌ها و ابزارهای مناسب برای انجام فرآیند خرید و تامین کالاها و خدمات استفاده کند.
همچنین باید در نظر داشت که مدیر خرید و تدارکات نقشی کلیدی در مدیریت زنجیره تامین و ارتقا عملکرد و رقابت‌پذیری سازمان ایفا می‌کند.
سوالات متداول
چگونه می‌توانم یک مدیر تدارکات شوم؟
برای تبدیل شدن به یک مدیر تدارکات، باید مدرک تحصیلی مرتبط با رشته‌هایی هم‌چون مدیریت، بازرگانی، مهندسی صنایع، حسابداری و… را داشته باشید. همچنین باید تجربه کاری مرتبط با خرید و تامین کالاها و خدمات را داشته باشید و مهارت‌های لازم را به دست آورید. برای این منظور می‌توانید از دوره‌ها و گواهینامه‌های آموزشی هم‌چون CIPS، ISM، APICS و… استفاده کنید و دانش و تجربه خود را افزایش دهید.
چه فرقی بین مدیر تدارکات و مدیر خرید وجود دارد؟
مدیر تدارکات و مدیر خرید دو عنوان شغلی هستند که ممکن است در برخی سازمان‌ها به جای هم استفاده شوند. اما به طور کلی، مدیر تدارکات مسئولیت گسترده‌تری نسبت به مدیر خرید دارد و علاوه بر خرید و تامین کالاها و خدمات، به مدیریت زنجیره تامین، ارزیابی تامین‌کنندگان، ارتقا فرآیندها و روش‌های خرید و تامین و… نیز می‌پردازد.
