پیاده سازی و استقرار SAP ERP (متدولوژی استقرار سپ SAP Activate)

استقرار محصولات SAP از جمله بزرگترین چالش‌های سازمان‌ها و شرکت‌هایی است که اقدام به خرید آن می‌کنند. به همین منظور شرکت SAP متدولوژی تحت عنوان “SAP Activate” را معرفی کرده است که به شرکت‌ها کمک می‌کند پروژه‌های دشوار جایگزینی و پیاده سازی محصولات SAP را با کمترین دردسر ممکن، و با شانس موفقیت دوچندانی به اجرا بگذارند.

پروژه‌های SAP دارای ارزش چند میلیون دلاری هستند، اما با تجربه‌ترین مدیران پروژه هم برای اجرای آن با چالش‌های خاصی روبرو می‌شوند. شرکت SAP متدولوژی تحت عنوان “SAP Activate” را معرفی کرده است، تا کیفیت و اثربخشی اجرای پروژه‌های پیچیده‌ی SAP را ارتقا دهد. این چارچوب با اتکا به راهکارهای از قبل تعریف شده، فرایند مدیریت اهداف قابل دستیابی، منابع و زمانبندی‌های پروژه را تسهیل می‌کند.

هنگامی که شرکتی قصد اجرای سیستم نرم افزاری SAP S/4HANA را داشته باشد، متخصصان SAP در صورت استفاده از متدولوژی SAP Activate، به مزایای متعددی دسترسی خواهند داشت. این متدولوژی یکی از ارکان تشکیل دهنده چارچوبی به همین اسم است که هم برای مدیران پروژه درون سازمانی، و هم برای مشاوران خارج از سازمان مفید واقع می‌شود. اگر قصد دارید نرم افزارهای SAP را به ساده‌ترین شکل ممکن و با شکل موفقیت آمیزی به اجرا بگذارید، بهتر است از روال‌های مطلوب و توصیه‌های عملیاتی شرکت SAP پیروی کنید. در ادامه به معرفی متدولوژی SAP Activate می‌پردازیم.

متدولوژی SAP Activate چیست؟

برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌های پیچیده SAP، با استفاده از تکنیک پیاده‌سازی پروژه‌ای تحت عنوان “SAP Activate” انجام می‌پذیرند. چنین تکنیکی باعث ارتقای کارایی و اثربخشی تمامی پروژه‌های SAP می‌شود. در عین حال یکی از اجزای تشکیل دهنده چارچوب SAP Activate محسوب می‌شود. مدیران پروژه با عمل به توصیه‌های ارائه شده در “نقشه راه” این متدولوژی، نرم افزارهای SAP را به آسانی هر چه تمام در محیط عملیاتی شرکت ادغام می‌کنند.

چارچوب (framework) SAP Activate شامل متدولوژی SAP Activate است. این ساختار شامل ۳ ستون اصلی می‌شود که مدیران پروژه می‌توانند از آن‌ها برای استقرار SAP برای اهداف سازمان استفاده کنند. متدولوژی SAP Activate شامل فعالسازی پیکربندی شده و بهترین تجربه‌های SAP برای محصولات خود است که همانطور که اشاره شد شامل ۳ رکن اصلی است.

1. راهکارهای مطلوب (Best Practice) SAP
2. تنظیمات پیشنهادی (Guided Configurations)
3. متدولوژی SAP Activate

۱- راهکارهای مطلوب (Best Practice) SAP

شرکت SAP دارای دانش ارزشمند و تجربه‌ی موفق 45 ساله در زمینه‌ی معرفی راهکارهای مؤثر صنعتی است. این شرکت فرایندهای کسب و کاری را طراحی کرده است که بدون کمترین دردسری قابل استفاده هستند. توصیه‌های اجرایی این شرکت، شرایط ایده آلی را برای اجرای نرم افزارهای SAP S/HANA فراهم می‌کنند. این توصیه‌ها به خوبی مستندسازی شده و ازقبل در پایگاه داده “Best Practice Explorer” ذخیره شده‌اند. این اطلاعات شامل بهترین روش‌ها برای گسترش فرایندهای فعلی موجود و فرایندهای مخصوص مشتری در طول جابجایی، استقرار و یکپارچگی است.

مشاوران و مدیران شرکت‌ها به گردش کارها، نقش‌ها و مسئولیت‌ها و نسخه‌های تست سیستم‌های جدید دسترسی دارند. این توصیه‌ها به عنوان «دفترچه راهنمای مشتری» به رسمیت شناخته می‌شوند و تمامی سطوح عملیاتی را پوشش می‌دهند. راهکارهای مطلوب SAP، یکی از ارکان اساسی چارچوب SAP Activate SAP محسوب می‌شود.

۲- تنظیمات پیشنهادی (Guided Configurations)

«تنظیمات پیشنهادی»، دومین ستون تشکیل دهنده چارچوب SAP Activate هستند. مدیران و مشاوران شرکت‌ها با استفاده از این تنظیمات، کار راحت‌تری برای استقرار سیستم‌های SAP خواهند داشت. SAP به دنبال آن است تا با استاندارد‌سازی روش‌ها و راهکارهای تجربه شده در میان صنایع مختلف، آن‌ها را برای همه قابل استفاده کند. شرکت SAP ، «تنظیمات پیش فرضی» را برای انجام فرایندهای سازمانی به کاربران پیشنهاد می‌دهد.

از طرفی دیگر، اگر لازم باشد مشتریان نیازمندی‌های خاص خودشان را در نرم افزارها لحاظ کنند، SAP تنظیمات خودکار را برای این امر آماده کرده است. تنظیمات پیشنهادی تا حد امکان از توانایی مدیریت چرخه عمر نیز برخوردار هستند. شرکت تنظیمات اولیه را به اندازه کافی تجزیه و تحلیل می‌کند و مطمئن می‌شود راهکارهای مطلوب مربوط به نسخه‌های بعدی، تداخلی در عملکرد تنظیمات پیشنهادی ایجاد نکنند. این نکته در سیستم‌های ابری که روند ارائه نسخه‌های جدید متفاوت است از اهمیت فوق العاده بالایی برخوردار است.

بروزرسانی‌ها در نسخه‌های ابری در هر فصل صورت می‌گیرند و برای نسخه‌های on-premise به شکل سالانه انجام می‌شود. به همین دلیل است که Guided Configuration برای استانداردسازی بروزرسانی‌ها اهمیت بالایی دارد.

۳- متدولوژی SAP Activate

متدولوژی SAP Activate، جدیدترین نسل از روش‌های پیاده سازی پروژه‌های SAP محسوب می‌شود. این متدولوژی امکان اجرا و پیاده سازی سیستم‌ها و راهکارهای نوآورانه‌ی SAP را فراهم می‌کند. این تکنیک بر اساس «متدولوژی چابک» (Agile methodology) بنا شده است. این روش بر اساس تکرارهای متوالی اجرا می‌شود و دستاوردهای بهینه‌سازی شده و گام‌به‌گام را به ارمغان می‌آورد. هدف نهایی ارتقای کیفیت و شانس موفقیت پروژه است.

بعد از تعریف نقشه راه مناسب، مراحل شش گانه ی متدولوژی SAP Activate برای اجرا و تکمیل پروژه‌های SAP به کار گرفته می‌شوند.

این مراحل عبارتند از:

1. کشف (Discover)
2. آماده سازی (Prepare)
3. جستجو (Explore)
4. راه اندازی اولیه (Realize)
5. استقرار (Deploy)
6. بهره برداری (Run)

تمایز متدولوژی Launch/ASAP نسبت به متدولوژی SAP Activate چیست؟

مدیران پروژه باید در گام نخست نقشه‌ی راه سازگار با نرم افزار در دست پیاده سازی را مشخص کنند، و سپس راجع به لزوم بکارگیری متدولوژی SAP Activate تصمیم گیری کنند. ابزار جستجوگر نقشه راه SAP، حاوی 15 نقشه راه عمومی و اختصاصی برای اجرای پروژه‌های SAP است. روش پیاده سازی راهکارهای جدید SAP، با توجه به چشم انداز اتخاذی شرکت برای اجرای نرم افزارهای SAP دستخوش تغییرات چشمگیری می‌شود. شرکت می‌تواند سیستم‌های قبلی را بازسازی کند، سیستم‌های کاملاً جدیدی را جایگزین کند، یا از رویکرد «ترکیبی (Hybrid)» استفاده کند.

راهکارهای عمومی:

• متدولوژی SAP Activate (برای مدل ابری عمومی) مناسب سیستم‌های جدید ابری و راهکارهای ابری SAP است. در واقع به ازای هر راهکار پیاده‌سازی متفاوتی وجود ندارد و این روش به شکل عمومی است. هدف این است که مدیران پروژه به یک سری راهنمایی‌های کُلی برای اجرای سیستم SAP دسترسی داشته باشند.
• متدولوژی‌های استقرار Waterfall و Agile (چابک و آبشاری)، مناسب نسخه‌های Business Suite و On-Premise هستند که تیم استقرار را راهنمایی می‌کنند.

راهکارهای اختصاصی:

• متدولوژی SAP Activate برای نسخه ابری SAP S/4HANA
• متدولوژی SAP Activate برای نسخه ابری SAP S/4HANA، نسخه توسعه یافته
• متدولوژی SAP Activate برای SuccessFactors
• متدولوژی SAP Activate برای SAP Service Cloud Roadmap
• متدولوژی SAP Activate برای SAP Data Warehouse Cloud
• متدولوژی SAP Activate برای Intelligent Spend Management Roadmap
• متدولوژی SAP Activate برای SAP Analytics Cloud
• متدولوژی SAP Activate برای Intelligent Enterprise
• متدولوژی SAP Activate برای SAP Sales Cloud Roadmap
• متدولوژی SAP Activate برای جایگزینی و راه اندازی سیستم SAP S/4HANA
• متدولوژی SAP Activate برای جایگزینی و راه اندازی سیستم SAP BW/4HANA
• نقشه راه یکپارچه سازی و بروزرسانی SAP S/4HANA
• متدولوژی SAP Activate برای S/4HANA Central Finance

این راهکارهای 15 گانه، با توجه به نوع پروژه، دستخوش تغییرات جزئی تا چشمگیر می‌شوند. ممکن است پروژه‌های جایگزینی ساده‌ای داشته باشیم که در آن‌ها نرم افزارهای قدیمی SAP ECC با SAP S/4HANA جایگزین می‌شوند. از طرفی دیگر، ممکن است شرکت دنبال جایگزینی سیستم‌های کاملاً جدیدی باشد. این مقاله به مرورِ توصیه‌های متدولوژی SAP Activate، برای پروژه‌ی کاملاً جدیدی که در مقیاس گسترده انجام می‌شود اختصاص پیدا کرده است.

از لحظه‌ای که مدیران شرکت به فکر تهیه‌ راهکارها برای برطرف سازی کمبودها و چالش‌های شرکت خود می‌افتند، تا زمانی که سیستم مدنظر را تهیه و پیاده سازی می‌کنند، و با اتکا به آن فرایندهای درونی خود را بهینه سازی می‌کند، مراحل شش گانه ای را پشت سر می‌گذارند.

شرکت SAP، نقاط کلیدی فرایند پیاده سازی راهکارها توسط مشتریان و شرکای تجاری را به شکل هوشمندانه‌ای به 6 مرحله‌ی جداگانه تفکیک کرده است. هدف کُلی این است که بیشترین مزایا و بازدهی ممکن را از راهکارهای SAP بدست آوریم.

استقرار و پیاده سازی SAP با استفاده از متدولوژی SAP Activate چگونه صورت می‌گیرد؟

تا کنون با پیاده سازی SAP با استفاده از متدولوژی SAP Activate آشنا شدیم. هم اکنون با هم ببینیم مراحل پیاده سازی SAP در ایران به چه شکل است.

مراحل پیاده سازی SAP در ایران

استقرار و پیاده سازی SAP شامل 6 مرحله است:

1. مرحله کشف (Discover Phase)
2. مرحله آماده سازی (Prepare Phase)
3. مرحله جستجو (Explore Phase)
4. مرحله راه اندازی مقدماتی (Realise Phase)
5. مرحله استقرار (Deploy Phase)
6. مرحله بهره برداری (Run Phase)

در ادامه به توضیح هر کدام از این مراحل می‌پردازیم.

1. مرحله کشف (Discover Phase)

در مرحله کشف، هنگامی که مشتری به این نتیجه می‌رسد که برای برطرف کردن مشکلی در کسب‌وکارش به راهکاری نیاز دارد، مرحله‌ی کشف آغاز می‌شود. بدین ترتیب مشتری (شرکت) سعی می‌کند بهترین راهکار SAP را برای برطرف سازی کمبودهای خود انتخاب کند. مشتریان می‌توانند در صورت وجود، درخواست تهیه «نسخه آزمایشی» از راهکار مدنظرشان را داشته باشند. اگر نسخه‌ی آزمایشی موجود باشد، شرکت آن را در اختیار مشتری قرار می‌دهد تا تست‌ها و ارزیابی‌های لازم را روی آن انجام دهد و با ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن آشنا شود.

در بسیاری از موارد مشاوران و شرکت‌های ارائه‌دهنده محصولات SAP همانند Msys در این زمینه می‌توانند راهنمایی مناسب‌تری عرضه کنند. Msys با توجه به سابقه‌ی چندین ساله‌ در استقرار SAP و آشنایی کامل با صنایع مختلف، بهترین توصیه‌ها را در اختیار شرکت‌ها و سازمان‌های خریدار قرار می‌دهد.

در پایان این مرحله، مشتری راهکار SAP مدنظرش را انتخاب کرده است و آماده‌ی ورود به مراحل بعدی یعنی «آماده سازی» می‌شود.

2. مرحله آماده سازی (Prepare Phase)

همانطور که از اسم این مرحله برمی‌آید، این مرحله از اهمیت بالایی برای مشتریان و شرکای تجاری (همچون Msys) برخوردار است. در این مرحله کارهای مهمی که برای موفقیت پروژه ضروری هستند تعیین می‌شوند. راهکار مدنظر بعد از انعقاد قرارداد با SAP و شریک تجاری، در اختیار مشتری قرار می‌گیرد. منابع کلیدی مورد نیاز توسط پارتنرهای SAP برای اجرای سیستم شناسایی و معرفی می‌شوند.

در سمت مشتری نیز با توجه به فرایندهای متفاوت هر سازمان، افرادی که مسلط به فرایندها هستند مشخص می‌شوند. هنگامی که برنامه‌ی کلان اجرای پروژه ، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، تیم پروژه، ساختار کنترلی (مدیریتی) پروژه، و ماتریس پیشرفت به صورت قطعی تعریف شدند، همه چیز برای شروع پروژه آماده خواهد بود.

در مرحله‌ی آماده سازی، افرادی که توسط مشتری معرفی شده‌اند و به فرایندها مسلط هستند پرسشنامه‌ی ارزیابی ملاحظات اجرای پروژه را تکمیل می‌کنند. تکمیل این پرسشنامه به منزله‌ی گام نخست تعیین «نیازمندی‌های پروژه» محسوب می‌شود. تیم پروژه به آسانی به این داده‌ها دسترسی دارد. اعضای تیم پروژه این اطلاعات را دریافت می‌کنند، و با اتکا به آن‌ها سرعت اجرای پروژه را افزایش می‌دهند. بی شک مرحله‌ی سوم (جستجو یا اکتشاف یا Explore) مهم‌ترین مرحله‌ی اجرای متدولوژی SAP Activate است. مشاوران پروژه باید با توجه به نتایج ارزیابی، برای مرحله‌ی سوم برنامه ریزی کنند.

3. مرحله جستجو (Explore Phase)

در مرحله‌ی جستجو در متدولوژی SAP Activate، تمامی اقدامات لازم برای پیاده سازی موفقیت آمیز راهکارهای SAP در سازمان به اجرا گذاشته می‌شوند. طی چندین جلسه متوالی تحلیل وضعیت مطابق با استانداردهای SAP، راهکارهای مطلوب برای فرایندهای کسب‌وکار به مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها ارائه می‌شود. مشتریان راجع به فرایندهای کسب‌وکار برای استقرار راهکار SAP در طول مرحله «جستجو» تصمیم نهایی را می‌گیرند.

تعیین تمپلیت استاندارد برای مهاجرت به راهکار جدید و اجرای فرایندهای استاندارد از سمت مشتریان از اهداف «مرحله اکتشاف» است. اسناد SAP در این مرحله شامل تمام ملاحظات ضروری برای اهداف WRICEF (گردش کارها(Workflows)، گزارشات(Reports)، فرایند یکپارچه‌سازی(Integration)، تبدیل‌ها(Conversions)، اصلاحات(Enhancements) و فرم‌ها(Forms)) و همچنین تنظیمات پیشنهادی از جانب مشتری است. ذینفعان تاییدیه خود را با این اسناد جهت اجرا اعلام می‌کنند.

از طریق برگزاری یک سری کارگاه، تحلیل fit-to-Standard مشخص می‌شود؛ از این طریق سناریو‌های احتمالی تعریف و مشخص می‌شود. پیش از برگزاری این جلسات، تیم‌های پروژه با محتوای «Best Practice»هایی که SAP ارائه می‌کند آشنا می‌شوند تا بتوانند بهترین روش اجرای پروژه را انتخاب کنند.

برای اینکه مشخص شود که سیستم جدید چگونه به کسب‌وکار کمک می‌کند، تحلیل اثربخشی تغییرات انجام می‌شود. هدف مرحله Explore این است که مدیران متوجه شوند راهکار جدید از چه جنبه‌هایی وضعیت شرکت را بهبود می‌بخشد.

نقشه دیاگرام گردش داده‌ها به منظور نمایش بهبودهایی که در اثر استقرار سیستم جدید اتفاق می‌افتند استفاده می‌شود. علاوه بر آن، گردش کارهای جدید برای معماری مناسب که نیاز به پیاده‌سازی دارد مشخص می‌شود. همانطور که مدیران IT و کسب‌وکارها اکوسیستم برنامه‌ها، رابط‌ها و پروتکل‌های تبادل داده را تجزیه و تحلیل می‌کنند، این نقشه‌ها و نمودارها همکاری را تسهیل می‌کنند. کاربران ممکن است معماری کسب‌وکار، فرایندهای IT و گردش اطلاعات را به شکل بصری ایجاد کنند بدون آنکه تغییری در معماری اولیه سازمان به وجود بیاید.

4. مرحله راه اندازی مقدماتی (Realise Phase)

در این مرحله کار پیکربندی راهکارهای SAP مطابق اسناد عملیاتی جمع‌آوری شده که در «مرحله جستجو» مورد تایید قرار گرفتند آغاز می‌شود. تیم‌های پروژه مطابق زمانبندی‌ها و sprintهای مشخصی عمل می‌کنند و نکات ذکر شده در اسناد کُلی را به صورت «اهداف جزئی و دست یافتنی‌تری» پیگیری می‌کنند. هنگامی که اهداف جزئی به سطح قابل قبول می‌رسند، برای دریافت تأیید نهایی به مدیر پروژه گزارش می‌شوند.

مشاوران عملیاتی SAP و مدیران (کاربران) کسب‌وکار با یکدیگر همکاری می‌کنند تا از اجرای به موقع و مؤثر اهداف از قبل تعریف شده اطمینان حاصل کنند. بعد از تأمین تمامی اهداف، برنامه‌ی جایگزینی طراحی می‌شود تا تمامی تنظیمات، گزارشات اجرایی، و داده‌های مدیریتی و عملیاتی به سیستم جدیدی که برای انجام عملیات واقعی شرکت به کار گرفته می‌شود منتقل شوند.

مشتریان باید در حین تکمیل و تست متدولوژی SAP Activate، نقشه‌های راه سیستم‌های IT را به صورت مستمر بروزرسانی کنند. مکتوب سازی تأثیر تغییرات ایجاد شده در گذر زمان، یک نکته‌ی بسیار مهم محسوب می‌شود.

5. مرحله استقرار (Deploy Phase)

هنگامی که سیستم جدید SAP آماده‌ی بهره برداری باشد، مرحله‌ی استقرار متدولوژی SAP Activate در آخر هفته یا زمان تعطیلی کسب‌وکار تکمیل می‌شود. عملیاتی شدن استقرار SAP در نتیجه‌ی ماه‌ها تلاش چشمگیر پارتنر و کاربران کسب‌وکار میسر می‌شود. پس از تاییدیه استقرار توسط کارفرما، پشتیبانی برای پاسخ به سوالات و مشکلات احتمالی آغاز می‌شود.

مرحله‌ی استقرار منجر به پیاده سازی راهکار جدید SAP می‌شود. بدین ترتیب مشتریان فرصت بهره برداری از سیستم جدید را بدست می‌آورند، اما اگر به مشکلی برخورد کردند یا چیزی باعث نگرانی آن‌ها شد، همچنان از راهنمایی‌ها و پشتیبانی‌های لازم بهره مند خواهند شد.

6. مرحله بهره رداری (Run Phase)

مرحله‌ی بهره‌برداری به معنی تکمیل چرخه‌ی عمر تحویل راهکار به مشتری است؛ این اتفاق از زمان تشخیص بهترین راهکار برای آن‌ها تا در نهایت اجرای راهکار جدید و استفاده از آن برای فرایندهای درون سازمانی حساب می‌آید. تیم پروژه در این مرحله فقط یک وظیفه را برعهده دارد. تیم پروژه باید از جدیدترین نوآوری‌ها و فناوری‌های SAP، علی الخصوص در ارتباط با راهکارهای پیاده‌سازی شده مطلع شد. اعضای این تیم باید در برنامه «یادگیری مستمر» را به اجرا بگذارند تا با جدیدترین فناوری‌ها هماهنگ شوند.

متدولوژی SAP Activate، روش فوق العاده کارآمدی برای اجرا یا جایگزینی راهکار SAP S/4HANA محسوب می‌شود. هر شخصی که در پروژه‌ای مشغول به کار بوده است، با دشواری‌های به سرانجام رساندن پروژه از لحظه‌ی شروع تا لحظه‌ی پایان آشنا است. متدولوژی پیشنهادی کمک شایانی به مدیران و مشاوران پروژه‌های SAP کرده است. آن‌ها موفق شده‌اند پروژه‌های مدنظر را با موفقیت، و در سریع‌ترین زمان ممکن تکمیل کنند.

 بسیاری از شرکت‌ها علیرغم روبرو شدن با بحران کووید 19، راهکارهای تهیه شده را با اتکا به متدولوژی SAP با موفقیت به اجرا گذاشته‌اند. ما باید از Jan Musil، مسئول اصلی توسعه این متدولوژی سپاسگزار باشیم. عملکرد او برای هماهنگ سازی مراحل، وظایف و دستاوردهای مختلف چنین پروژه‌هایی شایسته‌ی تقدیر است.

نتیجه گیری

متدولوژی SAP Activate، در ابتدا با هدف کمک به شرکت‌های تهیه کننده راهکارهای SAP‌، برای پیاده سازی و بروزرسانی نرم‌افزارهای مهم کسب‌وکار معرفی شد. این متدولوژی به مرور زمان به یکی از کارآمدترین ابزارها برای پیاده سازی نرم افزارهای SAP S/4HANA و سایر پروژه‌های جایگزینی نرم افزارهای شرکتی تبدیل شد. این متدولوژی حاوی توصیه‌ها و نقشه راه‌های مشخصی برای تضمین موفقیت چنین پروژه‌هاییست و به اجرای سریع و بهینه‌ی این پروژه‌های پیچیده نرم افزاری کمک شایانی می‌کند.

شرکت Msys یکی از شرکای تجاری SAP است که در زمینه پروژه‌های متوسط و بزرگ در زمینه پیاده‌سازی و استقرار SAP در ایران فعالیت دارد. این شرکت خدمات مشاوره صفر تا صد را در زمینه‌های انتقال و جایگزینی نرم افزارهای SAP ارائه می‌دهد. این شرکت با استفاده از اصول مدیریت تغییر، اتوماسیون، روش‌های تحلیلی و مدل همکاری و تحویل بهینه پروژه در سطح جهانی، دستیابی به ارزش تجاری مضاعف و سازگاری با قوانین اجرای پروژه‌ها را تضمین می‌کند.

راه‌های موفقیت در پیاده سازی پروژه‌های ERP