اگر سازمان‌ها روند موفقیت آمیزی را پشت سر بگذارند، با افزایش منابع اولیه، نیروهای انسانی و سرمایه مواجه می شوند. این موضوع نیاز مدیران به استفاده از سیستم های مدیریتی را بیشتر می کند. در این راستا نرم افزارهای مختلفی استفاده می شوند. در این مقاله قصد داریم شما را با نرم افزار ERP آشنا کنیم.
نرم افزار ERP چیست؟
نرم افزار ERP (Enterprise Resource Planning) نرم افزاری کاربردی برای برنامه ریزی منابع سازمانی است. در هر سازمانی انواع منابع وجود دارد و مدیریت آنها با توجه به ویژگی های مختلف کار آسانی نیست.
نرم افزار ERP برای مدیران بستری فراهم می کند تا بتوانند بدون نیاز به نرم افزارهای جانبی و گذراندن دوره های متنوع یادگیری نرم افزار، بخش های مختلف سازمان خود را مدیریت کنند. منابعی که مدیریت می شوند عبارتند از:
- منابع انسانی
- مواد اولیه
- منابع مالی
- تولید
- زنجیره تأمین
- امور تدارکات
- خدمات
علاوه بر این موارد، منابع فرعی دیگر هم باید مدیریت شوند و نرم افزار ERP در این زمینه باز هم نقش مؤثری ایفا می کند.
دلایل اهمیت نرم افزار ERP
اما سؤالی که مطرح می شود این است که چرا استفاده از نرم افزار ERP اهمیت دارد؟ بهترین پاسخ ممکن شاید پیشی گرفتن از رقبا با مدیریت درست باشد. اما پاسخ به همین سادگی هم که فکر می کنید، نیست. نرم افزار ERP به عنوان سیستم عصبی مرکزی سازمان در نظر گرفته می شود.
با کمک نرم افزار ERP مدیریت سیستم های مربوط به خودکارسازی (اتوماسیون)، یکپارچه سازی بخش ها و عملکرد هوشمندانه کارکنان و مدیران به درستی انجام می شود. نتیجه اجرای موفق این سیستم، پیشرفت روزانه سازمان است.
اهمیت نرم افزار ERP در امور مالی
اهمیت و جایگاه منابع مالی بر کسی پوشیده نیست. مدیریت نادرست منابع مالی و سرمایه گذاری اشتباه باعث رکورد اقتصادی و ورشکستگی سازمان می شود. بنابراین مدیران مالی با کمک نرم افزار و سیستم های موجود می توانند امور مالی را به خوبی مدیریت کنند.
نرم افزار ERP به سازمان در مدیریت امور مشتریان (CRM)، مدیریت پرداخت‌ها، پرداخت هزینه تأمین کنندگان و رفع نیازهای منابع انسانی کمک قابل توجهی می کند.
نرم افزار ERP چگونه کار می کند؟
نرم افزار ERP از ماژول‌ها و اپلیکیشن‌های تجاری یکپارچه تشکیل شده است که در یک پایگاه اطلاعاتی (Database) با همدیگر ارتباط دارند. هر ماژول روی یک حوزه تمرکز دارد. اما همه ماژول ها از اطلاعات مشترکی استفاده می کنند تا نیازهای منابع مالی، انسانی، فروش، تدارکات، لجستیک و زنجیره تأمین را پاسخ دهند.
این فرآیند باعث می شود که نرم افزار ERP ملزومات صنعتی ویژه ای را که برای عملکرد سازمان ضروری هستند، به راحتی تأمین کند. بنابراین خرید نرم افزار ERP با در اختیار داشتن یک فضای ابری SaaS یا ماژول معتبر on-Premise در روند مدیریت نقش مهمی بازی می کند.
ماژول های رایج نرم افزار ERP
همانطور که گفتیم هر نرم افزار ERP از چندین ماژول تشکیل شده است. این ماژول ها عبارتند از:
- مالی: مهم ترین ماژول نرم افزار ERP است. این ماژول در مدیریت عمومی و خودکارسازی فرآیندهای مالی کلیدی نقش مهمی ایفا می کند.
- مدیریت منابع انسانی: این ماژول ظرفیت های زمانی، نیروهای موجود و حقوق پرداختی را تعیین و مدیریت می کند. تعداد مختلفی Add-on و Human Capital Management Suites در این فرآیندهای ماژول مدیریت منابع انسانی کمک کننده خواهند بود.
- تدارکات و کارگزار سازمان: ماژولی است که امور مربوط به تأمین مواد اولیه و سرویس های لازم برای بخش تولید را مدیریت می کند.
- فروش: این ماژول مدیریت ارتباط با خریداران و مشتریان را از مرحله درخواست تا پرداخت برعهده دارد.
- تولید: ماژولی که به شرکت ها کمک می کند تا فرآیندهای مختلف را در مسیر درست اجرا کنند و خدمات و محصولات قابل اطمینان به مشتریان ارائه دهند.
- مدیریت لجستیک و زنجیره تأمین: ماژول دیگری است که انتقال مواد و تجهیزات در زنجیره تأمین را پیگیری می کند. این ماژول ابزار لازم برای مدیریت دارایی، عملکرد انبار، ترابری و لجستیک را تأمین کرده و فرآیندهای زنجیره تأمین را واضح تر می کند.
- سرویس: ماژولی که هر سازمان با توجه به سفر مشتریان به صورت بومی شده استفاده می کند تا خدمات لازم به مشتریان خود ارائه دهد. بخش های تحلیل این ماژول کیفیت خدمت رسانی تکنسین ها را ارتقاء می دهد.
- مهندسی و اصول تحقیق و توسعه: این ماژول برای بررسی طراحی و توسعه محصولات و همچنین مدیریت چرخه حیات آنها استفاده می شود. بنابراین نقش مهمی در عملکرد مقرون به صرفه سازمان دارد.
- مدیریت سرمایه سازمان: این ماژول که EAM نیز نامیده می شود، میزان غیر فعال بودن سازمان را به حداقل و بازدهی ماشین آلات سازمانی را به حداکثر می رساند.
مزایای نرم افزار ERP
سازمان هایی که از نرم افزار ERP استفاده کرده اند از 6 مزیت کلیدی بهره مند شده اند. این مزایا عبارتند از:
- سودآوری بالا: مدیریت منابع باعث می شود که سازمان ها با حداقل منابع، بیشترین سودآوری را داشته باشند.
- نگرش عمیق تر: مدیران با استفاده از منابع معتبر اطلاعات دقیق تری به دست آورده و تحلیل درست تری درباره عملکرد بخش های مختلف خواهند داشت.
- تسریع گزارش دادن: گزارش های مالی با سرعت بیشتری تهیه و به دست مدیران مراتب بالاتر می رسد. در نتیجه تصمیم دقیق تری برای فرآیندهای بعدی صورت می گیرد.
- ریسک کمتر: مدیران با بینش تجاری و کنترل بیشتر تصمیم گیری می کنند. بنابراین تأمین ملزومات بهتر صورت می گیرد و میزان اشتباهات به حداقل می رسد.
- فناوری اطلاعات آسان تر: اپلیکیشن های نرم افزار ERP به گونه ای طراحی شده اند که کارمندان به راحتی با آن کار می کنند.
- سرعت عمل بالاتر: با فعالیت های مؤثر و دسترسی راحت به اطلاعات واقعی می توان فرصت های جدید و بهتری به دست آورد.
ویژگی های ضروری در نرم افزار ERP
نرم افزار ERP قابلیت های بسیاری دارد، اما قابلیت هایی که در عموم سازمان ها استفاده می شوند عبارتند از:
- پایگاه اطلاعاتی مشترک: یک پایگاه اطلاعاتی مرکزی که هنگام استفاده از هر ماژولی بتوان اطلاعات لازم را تنها از آن استخراج کرد.
- تحلیل های موجود: تمام ماژول ها باید به تحلیل های دقیق و کاربردی دسترسی داشته باشند تا امور مدیریتی یکپارچه و منسجم انجام شوند.
- مصورسازی داده: تحلیل های کلیکی و KPI مختلفی که در هر واحد سازمانی استفاده می شود با مصورسازی داده ها صورت می گیرد.
- اتوماسیون: اتوماسیون یا خودکارسازی وظایف قدرت و توانایی ربات ها را برای کارمندان فراهم می سازد. در این فرآیند از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین استفاده می شود.
- UI و UX قدرتمند: نرم افزار ERP باید UI و UX قدرتمند و مناسبی داشته باشند تا کارمندان با سهولت بیشتری از آن استفاده کنند.
- یکپارچگی: قابلیت مهم نرم افزارERP که برای سازمان ها کاربرد دارد، یکپارچگی است که برای مدیریت هماهنگ همه واحدها استفاده می شود.
- فناوری های جدید: نرم افزار انتخابی باید جدیدترین فناوری های مرتبط با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین را پشتیبانی کند.
- پشتیبانی چند ملیتی: این قابلیت عواملی مانند زبان ها، واحدهای پولی، تنظیمات و فعالیت های سازمانی را پشتیبانی می کند.
- شیوه استقرار: شما می توانید از شیوه استقرار ابری، On- Premise یا ترکیبی استفاده کنید.
جمع بندی
سازمان ها برای اینکه بتوانند امور تمام واحدها را به طور یکپارچه و هماهنگ مدیریت کنند به نرم افزار ERP نیاز دارند. امور مالی، تدارکات، منابع انسانی و زنجیره تأمین چند ماژول اصلی این نرم افزار هستند. شما برای مدیریت سازمان خود کدام ماژول ها و قابلیت ها را استفاده می کنید؟ به نظر شما استفاده از نرم افزار ERP چه مزایایی برای سازمان شما داشته است؟
