هر کسب‌وکاری برای تامین نیاز مشتریانش باید علاوه‌بر محصولات موجود در فروشگاه، تعدادی را هم در انبار داشته باشد که متاسفانه هزینه نگهداری و جابه‌جایی دارد و ممکن است هزینه‌های جاری را بالا ببرد. از طرف دیگر در برخی شرایط خاص ممکن است این نیاز بازار تغییر کرده و انبار نیاز به تامین روزانه یک محصول داشته باشد تا به دست مشتری رسیده و با کسری مواجه نشود.
به همین خاطر باید موجودی انبار بر‌اساس نیاز مصرف‌کننده و شرایط بازار محاسبه و برآورد شود؛ به طوری که به اندازه نیاز در انبار انباشت شده و هزینه نگهداری هم معقول باشد. در ادامه این مطلب از ام سیس به توضیح نقطه سفارش و موجودی اطمینان و نحوه محاسبه آن‌ها خواهیم پرداخت.
موجودی اطمینان چیست؟
موجودی اطمینان یا ذخیره احتیاطی در واقع موجودی اضافه کسب‌وکارها است. هر کسب‌وکاری هنگام تامین محصول علاوه‌بر نیاز حقیقی، برای موارد خاص موجودی اضطرار هم در انبار دارد تا بتواند در هر شرایطی نیاز مصرف‌کننده را تامین کنند و در محدودیت این موجودی را برای خرید به بازار تزریق کند.
به این ترتیب یک کسب‌وکار موظف است بر‌اساس وضعیت فروشش، برای آینده هم پیش‌بینی داشته و با مدیریت هزینه‌ها و مقدار موجودی، انبارش را هم برای این شرایط خاص پر نگه دارد؛ در غیر این صورت تامین تقاضای بازار با تاخیر و کندی مواجه می‌شود.
علاوه‌بر این موارد موجودی اطمینان برای حفظ سطح موجودی هم لازم است و با فرمولی بسیار ساده محاسبه می‌شود تا در مواردی که تقاضا از نیاز پیش‌بینی‌شده بیشتر شد، مشکل خاصی پیش نیاید.
چرا نگهداری موجودی اطمینان مهم است؟
موجودی اطمینان صرفاً برای حفظ وضعیت بازار و تامین نیاز مصرف‌کننده نیست و استفاده‌های دیگری هم دارد که مهم‌ترینشان شامل موارد زیر می‌شود:
- بهبود نرخ بهره‌وری
- پیش‌بینی تقاضای بازار و نیاز مصرف‌کننده
- افزایش و بهبود رضایت مشتریان
- استفاده بهینه از فضای انبار برای نگهداری محصول
- به حداقل رساندن وضعیت اتمام موجودی انبار
- مادگی در برابر شرایط خاص بازار و مواجهه با افزایش ناگهانی نیاز مشتری
نحوه محاسبه موجودی اطمینان
برای محاسبه این موجودی اطمینان که همراه با حداقل هزینه و ضرر و زیان احتمالی باشد و در عین حال در شرایط خاص هم بتواند نیاز بازار و مشتری را تامین کند، باید بر‌اساس فرمولی ساده مقدار موردنیاز را محاسبه کنید. این محاسبه موجودی بر‌اساس سه روش اصلی محاسبه موجودی اطمینان، محاسبه بر‌اساس زمان و فرمول کلی به دست می‌آید که در ادامه هر سه روش را با جزئیات کامل توضیح دادیم.
موجودی اطمینان ثابت
در محاسبه موجودی اطمینان ثابت، برنامه‌ریزان تولید بدون استفاده از فرمول خاصی و فقط برای شرایط خاص موجودی اطمینان را برای بیشترین نیاز روزانه نگهداری می‌کنند؛ که این مقدار، مگر در شرایط خاص تغییر نکرده و همیشه ثابت است. تغییر در میزان این موجودی به نظر خود برنامه‌ریزان و سیاست‌های مجموعه بستگی دارد.
محاسبه موجودی اطمینان بر‌اساس زمان
محاسبه موجودی بر‌اساس زمان، محاسبه سطح ذخیره موردنیاز یک کسب‌وکار در بازه زمانی خاص و بر‌اساس پیش‌بینی‌های تقاضای آینده برای هر محصول در بازار است. در این روش با استفاده از داده‌های خرید و فروش و نیازی که مشتری دارد، موجودی اطمینان آن محصول برآورد می‌شود.
فرمول عمومی محاسبه موجودی اطمینان
آخرین روش که فرمولی بسیار رایج و ساده است، میانگین ذخیره احتیاط کسب‌وکار را بدون توجه به تقاضای فصلی محاسبه می‌کند. فرمول این روش به شرح زیر است:
میانگین استفاده روزانه*میانگین زمان انجام سفارش – (حداکثر استفاده روزانه*حداکثر زمان انجام سفارش) = موجودی اطمینان
در این روش موجودی اطمینان با ضرب در بیشترین میزان نیاز روزانه در بیشترین بازه زمانی (یعنی فاصله سفارش تا دریافت توسط مشتری) محاسبه شده و سپس از مقدار میانگین مصرف روزانه کم می‌شود.
نقطه سفارش مجدد (ROP) چیست؟
نقطه سفارش مجدد یا Reorder Point سطح خاصی از میزان موجودی انبار است که در آن سطح باید حتماً موجودی بیشتر شده و تامین شود، یعنی این نقطه سفارش مجدد حداقل میزان موجودی انبار است و برای تامین نیاز مشتری باید افزایش داشته باشد.
به همین خاطر اطلاع از این میزان برای هر کسب‌وکاری بسیار مهم است و حتی با وجود ازدیاد در تولید باز هم باید انباشت موجودی انبار به این نقطه سفارش مجدد نرسد و در زنجیره تامین قرار بگیرد. برای محاسبه این ظرفیت فرمول و نمودار مشخص داریم.
نحوه محاسبه نقطه سفارش مجدد (ROP)
برای محاسبه نقطه سفارش مجدد، باید برای هر محصول محاسبه جداگانه داشته و در واقع نقطه سفارش مجدد هر محصول را مجزا و بر‌اساس زمان تحویل، نرخ تقاضای بازار و میزان موجودی آن محصول در انبار برآورد کنیم. با توجه به اینکه هر سه فاکتور پویا هستند، نقطه سفارش مجدد محصول بر‌اساس تغییرات زنجیره تامین، شرایط بازار و وضعیت تامین‌کنندگان می‌تواند متفاوت باشد.
در ضمن برای محاسبه هم باید هر سه فاکتور زیر را در نظر داشته باشیم:
- زمان انجام کار و مدت‌زمانی که از سفارش محصول تا دریافت طول میکشد
- میانگین استفاده روزانه یعنی میانگین تعداد فروش روزانه محصول
- موجودی اطمینان یعنی مقدار موجودی مازاد برای اجتناب از تمام شدن موجودی محصول در انبار
محاسبه ROP با استفاده از موجودی اطمینان
تا اینجا درباره فرمول نقطه سفارش مجدد صحبت کردیم که کاربردش بیشتر برای کسب‌وکارهایی است که در شرایط غیرقابل‌پیش‌بینی نیاز به نگهداری موجودی اطمینان دارند. به این ترتیب فرمول برآورد نقطه سفارش مجدد با ذخیره احتیاطی به‌صورت زیر است:
(میانگین استفاده روزانه* زمان انجام سفارش) + موجودی اطمینان = نقطه سفارش مجدد
در این فرمول فرض کنید که تامین‌کننده عطر و ادکلن بازار هستید و روزانه 100 عدد بادی اسپلش زنانه عرضه کنید که برای تامین این محصول هم 5 روز زمان کافی است. همچنین شما برای 5 روز هم جنس در انبار دارید تا در صورت مراجعه مشتری، کسری نداشته باشید. برای این اساس شما در حال حاضر روزانه 100 عدد فروش دارید و برای تامین این محصول 5 روز زمان نیاز دارید. موجودی اطمینان محصول برای 5 روز هم 500 است، به این ترتیب ROP شما به این شکل محاسبه می‌شود:
نقطه مجدد سفارش (100* 5)+ 500= 1000 عدد عطر
نمودار نقطه سفارش مجدد
نمودار نقطه سفارش مجدد نشان‌دهنده رابطه بین ROP و سطح موجودی با موجودی اطمینان یک فروشگاه در بازه زمانی مشخص مثلاً همان یک هفته در مثال بالا است. در این نمودار شما می‌توانید نحوه سفارش مجدد را بر‌اساس روند فروش را پیش‌بینی کنید.
محاسبه ROP بدون استفاده از موجودی اطمینان
محاسبه ROP بدون موجودی اطمینان مناسب کسب‌وکارهایی است که از روش تولید به موقع یا تولید ناب JIT برای تامین محصول استفاده می‌کنند. این دسته از کسب‌وکارها برای موجودی اطمینان، انباشت محصول در انبار ندارند و برای برآوردشان از فرمول زیر استفاده می‌کنند:
میانگین استفاده روزانه* زمان انجام سفارش = نقطه سفارش مجدد
بر‌اساس مثال بالا و بدون در نظر داشتن 5 روز موجودی محصول، ROP را می‌توانیم به شکل زیر برآورد کنیم:
= نقطه مجدد سفارش 100* 5= 500 عدد عطر
به این ترتیب زمانی که موجودی انبارتان 500 مورد بادی اسپلش بود باید دوباره سفارش دهید تا ظرف 5 روز دوباره محصولتان تامین شود.
محاسبه ROP با چندین تامین‌کننده
کسب‌وکارهایی مانند سوپرمارکت، داروخانه، مزون لباس و… برای تامین محصولاتشان چند تامین‌کننده دارند که هرکدام ممکن است برای تامین موجودی انبار بازه زمانی متفاوتی داشته باشند، یعنی آن کسب‌وکار برای تامین یک محصولش سه روز زمان و برای محصولی دیگر 7 روز زمان نیاز داشته باشد، در این شرایط ROP باید با فرمول دیگری محاسبه شود. در‌واقع باید بر‌اساس حاصل‌ضرب میانگین استفاده روزانه در مدت زمان تامین محصول محاسبه شود.
عوامل مؤثر در نقطه سفارش
در برآورد نقطه سفارش مجدد عوامل مختلفی دخیل هست که در فرمول محاسبه ROP هم از آن‌ها کمک گرفتیم و در ادامه با جزئیات بیشتری درباره‌شان صحبت کردیم. اولین مورد زمان انجام سفارش است.
زمان انجام سفارش
زمان انجام سفارش همان‌طوری که تا اینجا هم متوجه شدید، آن بازه زمانی بر حسب روز است که بعد از ثبت سفارش، محصول از تامین‌کننده به فروشنده می‌رسد. مثلاً زمان انجام سفارش در مثال عطر‌فروشی برای محصول بادی اسپلش 5 روز کاری بود.
نرخ استفاده روزانه
نرخ استفاده روزانه همان میزان فروش در طول روز است، مثلاً یک سوپرمارکت در طول روز ممکن است تا 200 آب‌معدنی کوچک بفروشد یا در تابستان این نرخ استفاده به 400 مورد هم برسد، که بر حسب موقعیت فروشگاه این نرخ تغییر هم می‌کند.
موجودی اطمینان
موجودی اطمینان، انباشت محصول یک کسب‌وکار در انبار برای تامین نیاز مشتریانش است. در صورتی که این موجودی از حدی مشخص که بر‌اساس فرمول یا روش‌های دیگر برآورد شده، کمتر شود باید دوباره به تامین‌کننده سفارش داد تا موجودی انبار برای تقاضای بازار مجدد پر شود.
کلام آخر
در این مقاله با موجودی اطمینان و نحوه برآورد آن در شرایط مختلف آشنا شدیم. برای روش‌های مختلف محاسبه و برآورد موجودی اطمینان و یا نقطه سفارش مجدد می‌توانید از نرم‌افزارهای یکپارچه همانند SAP هم استفاده کنید که توسط مجموعه msys ارائه می‌شود.
مجموعه msys (سیستم‌های مدیریتی دیجیتال) با ارائه راهکارهای ERP و پیاده‌سازی محصولات و راهکارهای SAP در ایران توانسته بسیاری از هزینه‌های جاری کسب‌وکارهای مختلف را کاهش داده و باعث افزایش راندمان کاری شود.
ماژول‌های این مجموعه مانند حسابداری مالی، کنترل هزینه و بهای تمام شده، مدیریت دارایی‌های ثابت، مدیریت پروژه و مدیریت گردش کار، فروش و توزیع و ده‌ها ماژول دیگر هم مسیر کار برای نیروی انسانی را ساده‌تر و هم هزینه‌های کار را کاهش داده است که برای اطلاعات بیشتر درباره استفاده از نرم‌افزارهای این مجموعه می‌توانید با تیم فروش در تماس باشید.
