نحوه انتخاب و ارزیابی ERP

در حال حاضر بیش از صدها نرم‌افزار متنوع ERP با رنج وسیعی از توانایی‌ها، ظرفیت‌ها، دسترسی‌ها و البته قیمت‌های متنوع برای استفاده در سازمان‌ها و شرکت‌ها به بازار معرفی شده است. در این میان انتخاب مناسب است که باعث می‌شود حین کار، تیم شما در زمانی کوتاه به بهترین نتیجه برسد.

تست‌ها و بررسی‌های قبلی نشان داده که بهترین انتخاب همانی است که مطابق با نیازها و خواسته‌های مجموعه باشد. این سیستم اگرچه ساده به نظر می‌رسد؛ ولی کسب‌وکارهایی که فرایند کارشان را بدون ERP پیش بردند با مشکلاتی مانند تأخیر در کار، هزینه‌های جانبی و اضافی، سفارشی‌سازی‌‎های غیرضروری (Customization) مواجه شدند.

از طرف دیگر، کسب‌وکارهایی که با اطمینان از ERP استفاده کردند، هم تصمیماتشان را به راحتی اتخاذ کرده و هم توانستند پیاده‌سازی‌های بعدی در مسیر کار را به راحتی در پیش بگیرند، در نتیجه از مزایا و ویژگی‌های مثبت سیستم ERP مدرن بهره برده و در دنیای دیجیتال مؤثرتر عمل کردند.

برای سازمان‌هایی که قرار است به تازگی استفاده از خدمات ERP را شروع کنند، 5مرحله ارزیابی (Evaluating) مهم و ضروری آوردیم تا از بین نرم‌افزارهای مختلفی که به سازمانشان معرفی می‌شوند، بتوانند بهترین پروپوزال‌ها را انتخاب کرده و بر اساس آن فرایند کار را برنامه‌ریزی کنند.  

نگاهی به 5 مرحله ارزیابی ERP

زمانی که یک مجموعه تصمیم می‌گیرد که نرم‌افزار مدیریتی قدیمی‌اش را با نسخه جدیدتری جایگزین کند، اولین کار هماهنگ کردن تیم پروژه است تا بتوانند با یکدیگر نرم‌افزارها و پروپوزال‌های پیشنهادی مختلف را بررسی و مقایسه کنند. این بررسی شامل مرحله ارزیابی یعنی:

• تعریف الزامات و مقررات سیستم
• درخواست برای پروپوزال RFP
• اولین ارزیابی
• ارزیابی جزئیات و مقایسه‌های ERP
• تصمیم نهایی، قرارداد و انتخاب ERP

می‌شود. در واقع از نرم‌افزارهای ERP متنوعی که به سازمان پیشنهاد شده شما باید بر اساس این 5 مرحله ارزیابی پیش رفته و از بهترین پیشنهادها یک لیست نهایی و منتخب داشته باشید.

ارزیابی اول، تعیین الزامات ERP

در اولین قدم باید به ارائه‌دهنده‌های ERP (ERP providers) که قرار است از شرکت‌هایشان، پروپوزال ارائه دهند، دقیقاً درباره سازمان و کسب‌وکارتان توضیح داده و تعیین کنید چرا به این نرم‌افزار نیاز دارید تا بهترین پکیج، قیمت و پیکربندی در اختیارتان قرار بگیرد، پس اطلاعات لازم کسب‌وکارتان را ارائه دهید. اطلاعاتی همچون موارد زیر:

• محصولاتی که ارائه می‌دهید
• داستان و پیشینه کسب‌وکارتان
• خدماتی که ارائه می‌دهید

در این مرحله سراغ نوشتن لیست بلند و بالا نروید؛ به جایش به طور کلی کسب‌وکار و فرایند کارتان را توضیح دهید. مثلاً اطلاعاتی مانند بزرگی یا کوچکی سازمان، میزان فعالیت و مذاکرات کاری، پیچیدگی کار و هرگونه معیار و ویژگی دیگری که فرایند کارتان را مشخص می‌کند، در اختیار ارائه‌دهنده‌ها قرار دهید تا روی الزاماتی متمرکز شوند که کسب‌وکارتان را به مرحله رقابت با سایرین می‌رساند.

همان‌طور که خودتان هم می‌دانید همین الزامات هستند که باعث تفاوت شما با رقیبانتان شده و نشان می‌دهد که هر سیستم چطور می‌تواند برای حمایت از فرایند و کارکرد اختصاصی خودش پیکربندی شود.

در ضمن حتماً در مورد سیستم کاری فعلی‌تان هم مواردی را برای ارائه‌دهنده‌ها روشن کنید، مثلاً لیستی از مواردی را تهیه کنید که نرم‌افزار مورداستفاده فعلی انجام نداده و حتماً به هرگونه برنامه و سفارشی که نیاز دارید، اشاره کنید. به زبان ساده تمرکزتان را روی آن دسته از چیزهایی بگذارید که برای کسب‌وکارتان یونیک هستند و شما باید در روتین کاری‌تان، حفظشان کنید.

نکات کلیدی برای تعیین الزامات ERP

اول از همه یادتان باشد که فقط روی چک‌لیست الزامات سیستم که از قبل تهیه شده، تکیه نکنید. چک‌لیست‌ها، روشی تقریباً قدیمی برای تمایز بخشیدن بین راه‌حل‌های مختلف هستند و برای انتخاب درست خیلی کمک خوبی نخواهند بود. بیشتر موارد نوشته ‎شده لیست کارکردها و ویژگی‌هایی است که هر سیستم قادر به ارائه آن نبوده و در نهایت نکته تمایزی باقی نمی‌گذارد.

به‌عنوان مورد دوم، حتماً از افراد متخصص و کاربلد در تیم پروژه استفاده کنید. تشخیص و تعیین الزامات موردنیاز نرم‌افزار برای تسهیل کارهای سازمان، اصلاً کار ساده‌ای نیست و نیازمند تیمی از کارمندان و متخصصان است که به خوبی سازمان را شناخته و وقت کافی برای توسعه پروژه داشته باشند، پس از ساختن تیمی از افراد مشتاق اما بدون تجربه یا غیرحرفه‌ای جدا پرهیز کنید.

به‌عنوان آخرین نکته هم مطمئن شوید که سیستم RFP حتماً شامل اطلاعات مهم باشد. اطلاعاتی همچون:

• توصیف کامل کسب‌وکار و فرایند کار
• روند فعلی کار در مجموعه
• کارهایی که در حال حاضر خوب انجام نمی‌شود
• مواردی که اهمیت دارد و باید حتماً با جایگزینی نرم‌افزار جدید، انجام شود

RFP در سیستم ERP

نکته بعدی مربوط به ارائه‌دهنده‌ها و تیم‌های فروش نرم‌افزار ERP است که قرار است پروپوزال فروش را برایتان ارسال کنند. یادتان باشد که این پروپوزال‌ها باید شامل تمام جزئیات دقیق باشد؛ در واقع تجربه نشان داده هرچقدر جزئیات و اطلاعات بیشتری ارائه دهند هم تصمیم‌گیری راحت‌تر است و هم خودشان پاسخ بهتری دریافت می‌کنند.

ارائه‌دهنده‌های ERP باید سیستمی را به مجموعه پیشنهاد کنند که ضروری‌ترین کارایی و ویژگی‌هایی را که مطابق با الزامات مجموعه شما است را ارائه دهند. در ضمن این پروپوزال پیشنهادی باید دارای اطلاعاتی درباره:

• شرکت و نوع کسب‌وکار
• محصولات
• تجربه کاری و تجاری
• منابع موردنیاز در روند کار

هم باشد. با این مقدمه چطور بهترین سیستم ERP را می‌خواهید از بین انواع برنامه پیشنهادی انتخاب کنید؟

برای شروع سراغ آن سیستمی بروید که رضایت موفقیت‌آمیزی را از دیگر کاربرانش هم دارد. از رابط‌ها، گروه‌های تجاری و همکارانتان کمک بخواهید تا بهترین و حرفه‌ای‌ترین ERP که استفاده کردند را معرفی کنند.

حتماً در این میان دایرکتوری‌ها آنلاین، ابزارها و سیستم‌هایی هم هستند که برای پیداکردن بهترین سیستم ERP به شما کمک کنند؛ اما بهتر است که برای شخصی‌سازی این پیشنهاد از مشاوره‌های دوستانه هم کمک گرفته و مطمئن شوید که این مشاوره‌ها بدون جانبداری قرار است کاملاٌ مستقل به شما پیشنهاد دهد.

نکات کلیدی برای RFP

به‌عنوان اولین نکته، با سهام‌داران مشورت کرده و مطمئن شوید که نرم‌افزارهای پیشنهادی الزامات آن‌ها را هم شامل می‌‎شود. در واقع RFP باید نظر تمام سهام‌داران و بخش‌های مختلف تحت مدیریت آن‌ها را هم پوشش دهد در غیر این صورت با انتخاب سیستمی که فقط برخی از قسمت‌های کار را پوشش دهد، ریسک بزرگی خواهید کرد.

یادتان باشد تمامی دپارتمان‌ها و بخش‌های مختلف سازمان نیازمند سرمایه‌گذاری هستند، پس سیستمی را ارزیابی و انتخاب کنید که در خدمت تمام شرکت باشد و از همان ابتدای کار برنامه اجرایی و زمان‌بندی شده داشته باشید.

نکته دوم، اهمیت به سلسله‌مراتب الزامات برای نرم‌افزار است. گاهی اوقات RFP به بخش‌های کاربردی متفاوتی تقسیم می‌شود که هرکدام برای یکی از دپارتمان‌های سازمان است. هر بخش، چه اجرایی یا اداری یا HR و منابع انسانی، در حال انجام‌وظیفه برای کل سیستم هستند؛ ولی برای رسیدن به هدف نهایی کسب‌وکار، شاید یک بخش اولویت بیشتری داشته باشد.

بنا بر نوع پروژه و هدف سازمان باید این اولویت را مشخص کرده و بدانید کدام یک از الزامات برای مسیر کاری یک شرکت ضروری، کدام یک مهم و کدام یک مناسب است.

قدم بعدی بررسی دسترسی‌های فعلی نرم‌افزار است. می‌دانید که شرکت‌های نرم‌افزاری بهترین تیم‌های تبلیغات و مارکتینگ را برای فروش پیش شما می‌فرستند پس بدون توجه به این موارد تحقیق، ارزیابی و بررسی کاملی روی تمام ویژگی‌هایی داشته باشید نرم‌افزار پیشنهادی قرار است در اختیارتان قرار دهد؛ اصلاً بر اساس نسخه‌های توسعه‌یافته یا به‌روزرسانی‌هایی که قولش را برای آینده دادند، تصمیم نگیرید.

به‌عنوان نکته آخر نرخ بازگشت سرمایه (ROI) را در نظر بگیرید. بسیاری از کسب‌وکارها تحلیل و آنالیز نرخ بازگشت سرمایه را پیش‌نیاز اعتبار دادن و هزینه کردن برای بسیاری از انتخاب‌های جدیدشان می‌دانند. قاعدتاً جایگزینی و به‌کارگیری سیستم جدید به جای نرم‌افزارهای قدیمی، بار مالی برای مجموعه دارد. در این مرحله از سرمایه‌گذاری برای سازمان به  مزایای استفاده از سیستم جدید مانند صرفه‌جویی در هزینه‌های آینده، بهبود عملکرد، خدمات مشتری و  راندمان بالای محیط کار از طریق سیستم جدید توجه کنید.

FIRST-CUT یا اولین ارزیابی ERP

ارزیابی در دو فاز انجام می‌شود. در فاز اول، تمامی پروپوزال‌ها را برای بررسی مواردی مانند همخوانی نرم‌افزار با نوع کسب‌وکارتان و الزامات مشخص‌شده در RFP باید بررسی کنید. در این فاز باید تمام پروپوزال‌هایی را که با معیارهایتان همخوانی ندارد را حذف کرده و لیست کوتاه و منتخبی را همراه با جزئیات بیشتر برای انتخاب نهایی داشته باشید.

در فاز انتخابی، یک فرم را آماده کنید و به هر پروپوزال پیشنهادی امتیاز بدهید. برای این امتیازبندی از تیم پروژه هم می‌توانید کمک بگیرید، در ضمن رتبه‌بندی باید بر اساس معیارهایی باشد که در RFP مشخص کردید. هرگونه یادداشت یا سوالی به ذهنتان رسید، مثلاً در مورد شفاف‌سازی (clarification) برنامه یا اطلاع از جزئیات بیشتر، مطرح کنید. بر همین اساس به هر پروپوزال پیشنهادی امتیاز دهید و بهترین‌ها را شناسایی کنید.

نکات ضروری در ارزیابی اول

در مورد ارزیابی همه پروپوزال‌های پیشنهادی را به یک چشم دیده و یکسان بررسی کنید. در ضمن یادتان باشد که این پروپوزال‌ها در اصل سند فروش نرم‌افزار هستند، پس باید سؤال‌های احتمالی شما در آن درج شده و پروایدرها نیز امکان پاسخگویی به سؤالات بیشتر را هم داشته باشد. همچنین، یادتان باشد که دنبال نکات ریز و جزئیاتی باشید که شاید دیگران چندان توجهی به آن ندارند.

ارزیابی جزئیات و مقایسه‌ برنامه‌ های ERP

برای انتخاب بهترین برنامه ERP باید با تمام ارائه‌دهنده‌ها در ارتباط باشید و حتی در برخی مواقع از ارائه‌دهنده‌های لیست نهایی بخواهید که پروپوزال‌هایشان را بهبود داده و نسخه بهتر یا کامل‌تری تحویل دهند. اگر توانستید حتماً با کاربران قبلی‌شان صحبت کرده و بعد تصمیم بگیرید، مثلاً سراغ کسب‌وکارها و سازمان‌هایی بروید که در اندازه‌های مجموعه شما هستند و از رضایتشان مطمئن شوید.

بعد از این موارد باید از منتخب‌های لیست نهایی که قرار است نرم‌افزار ERP  را به مجموعه شما ارائه دهند، بخواهید که درباره جزئیات سیستم پیشنهادی‎شان صحبت کرده و درخواست نسخه دمو (demo) داشته باشید. در بررسی نسخه دمو مطمئن شوید که برنامه طوری تنظیم و طراحی شده باشد که بتواند فرایند کاری شما را ساپورت و آسان‌تر کند.

نکات مهم مرحله مقایسه‌ برنامه‌ های ERP

یادتان باشد ارائه‌دهنده‌های نرم افزار ERP تمرین کردند تا نسخه نرم‌افزارشان را به شرکت‌ها بفروشند و اصول مذاکره را به خوبی می‌دانند پس بر اساس نظر شخص یا حرف‌هایشان حواستان پرت نشده و حتماً بر اساس نسخه دمو و نکاتی که گفتیم، تصمیم نهایی را بگیرید. نظر کاربران قبلی را جویا شده و به مستندات پروپوزال و مذاکره با فروشنده‌ها بسنده نکنید. در ضمن همراه با تیم پروژه جلسه مذاکره گذاشته، از ارائه‌دهنده‌ها بارها در مورد نرم‌افزار سؤال کرده و احتمال هرگونه باگ یا چالشی را برطرف کرده و کاهش دهید.

انتخاب نهایی و بستن قرارداد خرید

 در مرحله آخر زمانی که ارزیابی و بررسی جزئیات را تکمیل کردید، باید تصمیم نهایی را گرفته، ارائه‌دهنده‌هایی که قرار است محصولشان را بخرید، انتخاب کرده و آن نرم‌افزاری را انتخاب کنید که بیشترین همخوانی با معیارهای و نیازهای آینده سازمانتان را دارد.

حالا نوبت مذاکره بر سر قرارداد و جزئیاتش است. در این مرحله حتماً موارد زیر را ذکر کنید:

• خرید اولیه
• دریافت لایسنس‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری
• نحوه استفاده از برنامه
• هزینه و زمان
• هزینه‌ها و ساعات آموزشی در صورت لزوم
• امنیت و سفارشی‌سازی برنامه

نکات مهم مرحله عقد قرارداد

به‌عنوان نکات مهمی که باید در این مرحله به آن دقت کنید، لیست بلند و بالایی برایتان آماده کردیم. تا پیش از نوشتن قرارداد تصمیم نهایی را به‌هیچ‌وجه اعلام نکرده و حتماً بعد از بررسی نهایی جزئیات و مشورت با تیم (در صورتی که کارتان تیمی و شریکی است)، انتخاب نهایی را اعلام کنید. در بسیاری از مواقع هم ممکن است که اصلاً مسیر مذاکره و نوشتن قرارداد باب میلتان نباشد و سراغ انتخاب‌های دیگری در لیست نهایی بروید.

در ضمن برای بلندمدت برنامه‌ریزی کنید، یعنی هزینه‌های استفاده بلندمدت از نرم‌افزار منتخبتان را ارزیابی کرده و تخمین بزنید. حتماً نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کرده و درباره خدمات رایگان برنامه (free services) از پروایدرها بپرسید.

کلام آخر

در این مقاله 5 مرحله مهم و اساسی انتخاب بهترین نرم‌افزار ERP را آوردیم تا اگر در جایگاه مدیر یا مدیر اجرایی نیاز به تهیه این نرم‌افزار برای قسمت‌های مختلف شرکت دارید، بر اساس یک چهارچوب مشخص و البته عملی همراه با تیم نیروهای متخصص تصمیم درستی بگیرید.

یکی از بهترین ERPها در سطح جهان نرم افزار SAP ERP است که توسط بزرگ‌ترین شرکت فعال در تولید نرم افزارهای سازمانی یعنی شرکت SAP آماده شده است. Msys در کنار شماست تا بتوانید با توجه به معیارهای مطرح شده در این مقاله بهترین و مناسب‌ترین نرم‌افزار ERP را متناسب با کسب‌وکار خود انتخاب کنید. همچنین وظیفه استقرار و پیاده سازی SAP بر عهده متخصصین شرکت Msys خواهد بود.