اتوماسیون فرآیند روباتیک (Robotic process automation) که به اختصار RPA نامیده می‌شود نوعی فناوری جدید است که برای خودکارسازی فرآیندهای مختلف استفاده می‌شود و هدف اصلی آن بهبود فرآیند کسب‌وکارهای مختلف در سازمان‌ها و نهادها است. برخلاف فرآیندهای خودکارسازی سنتی، که در طی آن مراحل مختلف باید در یک سیستم کدنویسی شوند، RPA از علم یادگیری ماشینی (Machine Learning) و هوش مصنوعی (Artificial Intelligence) استفاده می‌کند. ازاین‌رو، این فناوری جدید قابلیت تشخیص و پاسخ به الگوهای کاربران طی انجام فرآیندها را دارد.
فناوری RPA چگونه کار می‌کند؟
فناوری RPA دقیقا مانند فرآیند ضبط ماکرو در برنامه‌نویسی عمل می‌کند، با این تفاوت که پس از ضبط، ربات RPA به طور خودکار برای اجرای یک وظیفه خاص وارد عمل می‌شود. این نوع ربات برای انجام وظایف و کارهای پیچیده نیز قابل استفاده است، برای نمونه وظایفی مانند ارسال دو نوع قرارداد مختلف به دو مشتری A و B را به خوبی انجام می‌دهد. همچنین، این ربات قابلیت جمع‌آوری اطلاعات متناسب با تغییر شرایط (مانند تغییرات UI) را نیز دارا است.
برای درک دقیق‌تر نحوه فعالیت این ربات، فناوری پیش‌بینی متن که در اپلیکیشن‌های ایمیل و پیام‌رسان استفاده می‌شود را تصور کنید. در برنامه ارسال ایمیل یا پیام‌رسان، زمانی که ایمیل یا پیام‌ها را می‌نویسید، برنامه برخی از کلمات یا حتی جملاتی که استفاده می‌کنید را به خاطر می‌سپارد و سپس به صورت خودکار در زمان‌های دیگر پیشنهاداتی بر اساس آنچه که قبلاً نوشته بودید را ارائه می‌دهد.
دقیقاً کار ربات RPA هم به این شکل است و تمامی این موارد منجر به صرفه جویی در وقت و زمان کاربر می‌شود و در نهایت به او این فرصت را می‌دهد تا به کارها و فعالیت‌های مهم خود بپردازد. این فناوری نمونه‌ای بارز از استراتژی ” هوشمندانه کار کنید، سخت کار نکنید ” است.
RPA دقیقا چه می‌کند؟
فناوری اتوماسیون هوشمند روباتیک فعالیت‌های مختلفی را مدیریت می‌کند؛ از جمله:
- وظایف دستی و تکرارپذیر: با داده‌ها از منابع مختلف تعامل دارد. همانند: مایکروسافت اکسل، پرتال نمایندگان و منابع دیگر
- وظایف حجیم و زیاد: مراحلی که طبق زمانبندی باید انجام شوند را پیش می‌برد. مانند مهاجرت داده‌ها و تاییدیه‌ها در چرخه کاری.
- وظایف همزمان: به اپلیکیشن‌های مختلف مانند Web appها و منابع دیگر دسترسی دارد و می‌تواند وظایف بین این منابع را انجام دهد.
داده‌ها نشان می‌دهد که سرمایه‌گذاری و استفاده از RPA در بازار نرم‌افزارهای سازمانی روند افزایشی داشته است.
چرا استفاده از فناوری اتوماسیون هوشمند روباتیک مهم است؟
RPA قابل استفاده در هر اپلیکیشنی در بخش فناوری سازمان است. این فناوری با یک UI مناسب فعالیت‌هایی که نیاز به کدنویسی دارند را مدیریت می‌کند. فعالیت‌هایی که در سازمان رو به افزایش هستند و زمان، هزینه و انرژی زیادی را می‌گیرند. فعالیت‌هایی که می‌توان آن‌ها را خودکار کرد. RPA نقش مهمی در تحول دیجیتال سازمان‌ها ایفا می‌کند.
گاهی با استفاده از RPA می‌توان خطاهایی که در فرایندهای دستی ممکن است پیش بیاید را کاهش داد. از طرفی می‌توان سرعت را به شدت افزایش داد. استفاده از RPA زمان کارکنان سازمان را برای اقدامات مهم‌تر آزاد می‌کند. به طور کلی با استفاده از RPA سازمان می‌تواند:
- بهره‌وری خود را افزایش دهد
- گردش‌کارها را خودکار کند
- خطای انسانی را کم و یا حذف کند
- هزینه منابع انسانی را کاهش دهد
- چابکی کسب‌وکار را افزایش دهد
- فرایندها را با شفافیت بیشتری پیش ببرد
همه این نتایج به موفقیت کسب‌وکار کمک می‌کند و به بهبود عملکرد و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. Robotic process automation مزایای دیگری نیز دارد:
بهبود تجربه مشتری
RPA تجربه مشتری را بهبود می‌بخشد. در واقع با مقیاس‌پذیری شگفت‌انگیزی که دارد (یک ربات RPA می‌تواند ۷روز هفته، ۲۴ ساعته و در طول سال فعالیت کند) خدمات در سطح استانداردی پایدار خواهند بود. این موضوع زمانی اهمیت پیدا می‌کند که کسب‌وکار و کارکنان آن در دوران شلوغی خود باشند و ارائه خدمات سخت باشد. با خودکار سازی برخی از این فرایندها، کارکنان می‌توانند روی وظایفی متمرکز شوند که از اهمیت و ارزش بالاتری برخوردارند و قابلیت خودکارسازی را ندارند.
کارایی بالا در سیستم‌های قدیمی در فناوری اطلاعات
RPA قابلیت استفاده در فرایندهایی که در سیستم‌های قدیمی هستند را دارد. این تکنولوژی با استفاده از API می‌تواند در سیستم‌های فعلی سازمان که امکانات بالایی ندارند نیز استفاده شود. از این جهت هزینه‌های مدرن‌سازی سیستم‌ها را کاهش می‌دهد.
با استفاده از فناوری کم‌کد در برخی از ابزارهای RPA، کاربران کسب‌وکارها می‌توانند بسیاری از فرایندهای سازمان را خودشان خودکار کنند. در واقع نیازی به متخصصین حوزه IT نخواهند داشت. با این کار هزینه آموزش و جذب نیرو نیز کاهش می‌یابد.
بازده عملیاتی
از آنجایی که RPA به نرم‌افزار سفارشی‌شده یا یکپارچگی عمیق متکی نیست، پیاده‌سازی این فناوری مقرون‌به‌صرفه‌تر، آسان‌تر و سریع‌تر است. به عنوان مثال، در سوئیس، مقامات کانتون‌های آرگاو و زوریخ RPA را در 14 روز اجرا کردند و فرآیندهای دستی را جایگزین کردند و از تهدید عقب‌افتادگی پرداخت‌های غرامت برای کاهش ساعات کار در طول همه‌گیری کرونا جلوگیری کردند.
چگونه SAP از RPA استفاده می‌کند؟
در پاییز سال 2018، شرکت SAP، اتوماسیون هوشمند روباتیک SAP که معادل عبارت لاتین SAP Intelligent RPA است را در رویداد تکنولوژی TechEd در لاس‌وگاس معرفی کرد که این نوع پلتفرم روباتیک در اوایل سال 2019 برای مشتریان عرضه شد. اتوماسیون هوشمند روباتیک SAP به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای مختلف در زمینه زنجیره تامین، مدیریت داده و مدیریت سفارش فروش، بسیار ساده و راحت انجام شود.
با استفاده از این پلتفرم شرکت‌ها می‌توانند وظایف خود را به صورت خودکار ادامه دهند و این موضوع منجر به بهبود بهره‌وری هزینه، کاهش زمان اجرای فرآیند و بازگشت قابل توجه سرمایه می‌شود. در نتیجه، این نوع تاثیرات مطلوب مالی، عملیاتی و سازمانی همگی باعث قوی‌تر شدن و رشد یک شرکت می‌شود.
جمع‌بندی
همانطور که تا به اینجا توضیح داده شد، SAP Intelligent RPA یک پلتفرم رباتیک است که توسط شرکت SAP ارائه می‌شود و به کاربران اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کسب و کار خود را با استفاده از ربات‌های هوشمند خودکارسازی کنند. این پلتفرم قابلیت‌های مختلفی را از جمله تشخیص الگو، پردازش زبان طبیعی، و بینایی ماشین را دارد و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را به صورت خودکار و با سرعت بالاتر انجام دهند.
