یکی از مهم‌ترین بخش‌های انبارداری، مستندسازی انبار و تهیه گزارش از موجودی آن است. این قسمت‌ها روی روابط با تامین‌کنندگان، خریداران و عملکرد کل سازمان تاثیر می‌گذارد. ابزارهای حواله و رسید، ابزارهایی هستند که به حسابرسی انبار و بهبود انبارداری کمک می‌کنند و برای روشن‌سازی استفاده می‌شوند. اما حواله و رسید انبار چه تفاوت‌هایی دارند؟ هر کدام از این ابزارها به چه بخش‌هایی تقسیم می‌شوند؟
در این مقاله قصد داریم به آشنایی با انواع حواله و رسید انبار بپردازیم؛ پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
حسابداری انبار چیست؟
به تمامی فعالیت‌هایی که به‌منظور محاسبه مقدار موجودی انبار و ارزش آن انجام می‌شود، حسابداری انبار می‌گویند. همچنین انبارگردانی نیز جزو حسابداری انبار است و بر جلوگیری از بروز اشتباه و زیان، افزایش دقت در کنترل موجودی، کاهش هزینه‌های اضافی و تسهیل حسابداری کل سازمان تاثیر می‌گذارد.
علاوه‌بر این، بد نیست بدانید که به مجموعه فرایندی که برای تحویل اطلاعات و اسناد به حسابداری طی می‌شود، ریالی کردن اسناد گفته می‌شود. در این فرایند، بهای تمام شده از صورت‌حساب‌ها و اسناد استخراج می‌شود و مراحل ریالی کردن براساس آن انجام می‌گیرد.
رسید انبار چیست؟
رسید انبار یکی از فرم‌های کاربردی در انبارداری است، این فرم نشان‌دهنده مالکیت انبار بر کالا است و هنگام ورود کالا به انبار، تکمیل می‌شود. رسید انبار نشان‌دهنده افزایش موجود انبار است و جزئیات کمیت و کیفیت کالا را شامل می‌شود.
البته فرم انبار به تنهایی اعتبار زیادی ندارد و باید به همراه سند پیوست ارائه شود.
سند پیوست در واقع فاکتور خرید یا صورت وضعیت کالا است. رسیدهای انبار وظیفه مستندسازی کالاهای ورودی و نظارت بر آن‌ها را برعهده دارند. شکل دیگری از رسید انبار، قبض انبار است؛ زمانی که کالاها ارزشمند و گران‌قیمت هستند، از آن استفاده می‌شود.
بخش‌های مختلف رسید انبار چیست؟
بخش‌های‌مختلف یک فرم رسید انبار با توجه به نوع کسب‌و‌کار و کارخانه، ابعاد و صنعت مورد‌نظر، متفاوت است. اما در مجموع فرم‌های رسید انبار شامل موارد زیر هستند:
- شماره رسید انبار
- تاریخ ورود کالا
- واحد سنجش
- تعداد کالا
- نام یا کد کالا
- شرح کالا
- نام انبار
- مشخصات تامین‌کننده
- شماره خرید
- مبلغ نهایی
انواع رسید انبار کدامند؟
در مجموع سه نوع رسید انبار وجود دارد که در ادامه هرکدام را به طور مجزا توضیح داده‌ایم:
1. رسید انبار دائم
ورود و ذخیره هر کالا به انبار، موجودی انبار را تغییر می‌دهد. در این حالت فرمی با عنوان رسید دائمی انبار برای کالا صادر می‌شود. کالا پس از وارد شدن به انبار، جزو دارایی انبار محسوب می‌شود؛ بنابراین بهتر است همزمان به صدور رسید انبار، سند حسابداری آن نیز صادر شود و برای تسویه به حسابرسی انبار منتقل شود.
2. رسید انبار موقت
در صورتی که کالای وارد شده به انبار به کنترل کیفیت و بازرسی فنی نیاز داشته باشد، نمی‌توان مستقیم آن را ذخیره کرد. در این شرایط سندی موقت به عنوان تایید تحویل کالا صادر می‌شود که به آن، رسید انبار موقت گفته می‌شود. پس از تایید کیفیت کالای مذکور، صورت‌جلسه آن برای انبارداری ارسال می‌شود.
تنها تفاوت رسید انبار موقت با رسید انبار دائمی این است که رسید انبار موقت را نمی‌توان به حسابداری انبار منتقل کرد.
3. رسید تحویل مستقیم
گاهی مصرف‌کننده نیاز فوری به کالا دارد؛ در این حالت مراحل انتقال از تامین‌کننده به انبار و از انبار به مصرف‌کننده حذف می‌شوند و کالا مستقیما به مصرف‌کننده تحویل داده می‌شود. در این شرایط رسید تحویل مستقیم صادر می‌شود و در صورتی که مصرف‌کننده آن را تایید کند، در اسناد حسابداری ثبت می‌شود.
همچنین این رسید زمانی که کالا کمیاب باشد یا تعداد سفارش پایین باشد نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ چرا که انبار کردن چنین کالاهایی، منجر به هزینه بیشتر برای انبار و اشغال فضای انبار می‌شود.
حواله انبار چیست؟
انواع پرداخت‌هایی که برای یک کالا انجام می‌شود، حواله نام دارد. همچنین هر پرداخت و انتقالی که تکمیل‌کننده یک معامله تجاری است، با عنوان حواله شناخته می‌شود. زمانی که از حواله در کارخانه و انبارداری صحبت می‌شود، منظور همان فرم حواله‌ای است که برای کالاهای مختلف صادر می‌شود.
زمانی که کالا با هدف ارسال به مصرف‌کننده از انبار خارج می‌شود، نسبت به تکمیل فرم حواله انبار اقدام می‌شود؛ که انباردار سازمان وظیفه تکمیل و ثبت فرم حواله را برعهده دارد.
اجزای حواله فروش کدامند؟
همان‌طور که پیش‌تر ذکر کردیم، حواله به تنهایی اطلاعات خاصی را درباره فروشنده، تامین‌کننده و خریدار ارائه نمی‌دهد و برای ارائه اطلاعات بیشتر، فرم حواله فروش تهیه می‌شود. اجزای فرم حواله فروش عبارت‌اند از:
- کد و نام کالاها
- لیست اقلام
- تعداد کالاها
- نام دریافت‌کننده یا دریافت‌کنندگان
- نشانی دریافت‌کنندگان
- شماره فاکتور
- تاریخ حواله انبار
- نام انبار
- موجودی سررسید یا مبلغ فاکتور
انواع حواله انبار کدامند؟
براساس نوع سازمان و صنعتی که در آن مشغول هستید، به حواله‌های مختلفی نیاز دارید؛ این حواله‌ها براساس کاربرد به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. برخی از انواع حواله‌هایی که در انبار استفاده می‌شود، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حواله مصرف کالا در مرکز هزینه: کالای تولیدی در خود سازمان به مصرف برسد.
- حواله مصرف‌کالا در پروژه عملیاتی: کالای تولیدی در پروژه‌ای که مربوط به سازمان است به مصرف برسد.
- حواله آزمایش کالا: کالا برای انجام آزمایش به آزمایشگاه منتقل شود.
- حواله کالای مرجوعی به بخش تولید: کالاهایی که کیفیت آن‌ها تایید نمی‌شوند، به بخش تولید منتقل می‌شوند.
- حواله کالای مرجوعی به تامین‌کننده: کالاهایی که با سفارش مصرف‌کننده مغایرت دارند یا آسیب‌دیده‌اند، به تامین‌کننده مرجوع می‌شوند.
- فرم حواله امانت کالا: کالا به عنوان امانتی به سازمان یا فردی سپرده می‌شود.
- حواله فروش کالا: کاربردی‌ترین و اصلی‌ترین حواله، حواله فروش کالا است.
حواله بین انبار چیست؟
گاهی‌ممکن است در سازمان‌های بزرگ، یک کالا بین دو انبار مختلف جابه‌جا شود. در این شرایط سندی برای انتقال کالا تکمیل می‌شود که حواله بین انبار نام دارد. قیمت کالا در این حواله ذکر شده‌است و باید با رسید انبار موقت در انبار مقصد، یکسان باشد.
حواله فروش با رسید انبار چه تفاوتی دارد؟
رسید انبار و حواله فروش تفاوت‌هایی دارند که در جدول زیر ارائه شده‌است:
| حواله فروش | رسید انبار | |
| موضوع | سندی که نمایان‌گر خروج کالا از انبار با هدف فروش، امانت یا آزمایش است. | سندی که نمایان‌گر ورود کالا به انبار یا خرید آن توسط کارخانه است. |
| کاربرد | کمک به مستندسازی کمک به تطبیق پرداختی | کمک به مستندسازی ساده‌سازی فرایند حسابداری ثبت موجودی به‌روز کالا |
| اجزا | اطلاعات مربوط به کالا اطلاعات مربوط به خریدار اطلاعات مربوط به انبار مبالغ و هزینه‌ها | مشخصات تامین‌کننده مشخصات و جزئیات خرید مشخصات انبار |
| مزایا | ارسال آسان و سریع کالا امکان ادغام حواله‌ها صرفه‌جویی در هزینه و زمان هزینه کمتر ذخیره اسناد | مستندسازی خریدها صرفه‌جویی در هزینه و زمان بهبود فرایند انبارگردانی بهبود فرآیند کنترل موجودی |
| انواع | حواله‌های داخلی (مصرف کالا درون کارخانه) حواله‌های خارجی (فروش یا ارائه کالا به سایر کسب‌وکارها) | رسید انبار موقت رسید انبار دائم رسید تحویل مستقیم |
حواله و رسید چه کاربردهایی در انبارداری دارند؟
حواله و رسید انبار کاربردهای متعددی در سازمان‌دهی انبار و حسابداری آن دارند. از جمله این کاربردها می‌توان به بهبود اجرای سیستم انباری و بهبود فرایند حسابداری انبار اشاره کرد. همچنین هر دو فرم در بهبود استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری و انبارداری کمک می‌کنند. اگر این اسناد به شکل الکترونیک تهیه شوند، در کاهش فضایی اضافه برای ذخیره اسناد و کاهش هزینه‌های اولیه موثر واقع می‌شود.
سخن پایانی
همان‌طور که اشاره کردیم، حسابداری انبار فرایندی است که طی آن مقدار موجودی انبار و ارزش آن محاسبه می‌شود. این فرایند شامل انبارگردانی و تهیه اسناد حواله و رسید انبار نیز می‌شود. در این مقاله سعی کردیم به آشنایی با انواع حواله و رسید انبار بپردازیم و به تمام سوالات شما در این زمینه پاسخ دهیم. امیدواریم مطالب ذکر شده برای شما مفید واقع شود.
سوالات متداول
رسید مستقیم کالا چیست؟
زمانی که کالا نیازی به توقف در انبار ندارد و باید مستقیماً به مصرف‌کننده ارائه شود، رسید مستقیم صادر می‌شود.
انباردار چه کسی است؟
انباردار کسی است که وظیفه انجام کارهای انبار را برعهده دارد. این وظایف شامل دریافت رسیدهای انبار و کنترل کالاها و مواد اولیه می‌شود.
