انبارگردانی یکی از فعالیت‌های مهم در مدیریت زنجیره تامین و سازمان‌های تولیدی و بازرگانی است. در‌واقع انبارگردانی به فرآیند مدیریت و کنترل موجودی کالاها در انبارها اطلاق می‌شود. این فرآیند در یک بازه معین و معمولا در پایان هر سال انجام خواهد شد.
با انبارگردانی، سازمان‌ها می‌توانند به بهترین شکل ممکن به نیازهای مشتریان پاسخ داده و همچنین هزینه‌های اضافی مرتبط با موجودی اضافی یا کمبود موجودی را کاهش دهند. در‌عین‌حال انبارگردانی تاثیر مستقیمی بر کیفیت، کارایی، امنیت و اطلاعات مالی سازمان‌ها دارد.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی شامل فعالیت‌هایی است که برای ذخیره، مدیریت، حفظ و توزیع کالاها در یک سازمان صورت می‌گیرد. همچنین انبارگردانی به عنوان یک بخش مهم در زنجیره تامین، نه تنها تاثیر قابل‌توجهی بر هزینه‌ها و عملکرد سازمان‌ها دارد؛ بلکه مستقیماً بر تجربه مشتریان و رقابت‌پذیری سازمان نیز تاثیرگذار خواهد بود.
اهداف انبارگردانی چیست؟
هدف اصلی انبارگردانی، ایجاد هماهنگی بین تولید و تقاضا است. در‌واقع یکی از مهمترین مواردی که باید به آن توجه داشت، اطلاع از موجودی کالاها است؛ با مدیریت صحیح موجودی کالاها در انبارها، سازمان‌ها قادر خواهند بود که به بهترین شکل ممکن به تقاضاهای مشتریان پاسخ داده و همچنین هزینه‌های اضافی مرتبط با موجودی اضافی یا کمبود موجودی را کاهش دهند.
برخی از مهمترین اهداف انبارگردانی شامل موارد زیر هستند:
- جلوگیری از ثبت سفارشات تکراری
- ایجاد هماهنگی و کاهش خطاهای کارمندان و کارکنان
- بهبود کارایی، عملکرد و خدمات‌رسانی به مشتریان
- اطلاع و جداسازی کالاها و مواد معیوب از محصولات سالم
- ارزیابی موجودی‌ها در پایان سال به منظور ثبت دقیق و صحیح اطلاعات مالی سازمان
- پیگیری و اعتبارسنجی موجودی‌های فیزیکی و تطابق اطلاعات مالی با موجودی‌های در دسترس
- شناسایی اختلافات و مغایرتهای احتمالی بین موجودی‌ها و اسناد مالی و حسابداری
چرا انبارگردانی مهم است؟
انبارگردانی یکی از عوامل حیاتی در مدیریت هر سازمان و یا زنجیره تامین است. مدیریت صحیح انبار و موجودی‌ها دارای اهمیت بسیاری است و با انبارگردانی، سازمان‌ها می‌توانند:
- نیازهای خود و مشتریان را به‌موقع و با کیفیت برآورده کنند.
- از هدررفت و اتلاف کالاها و مواد جلوگیری کنند.
- هزینه‌های مربوط به موجودی کالاها و مواد را کاهش داده و سود خود را افزایش دهند.
- کیفیت و امنیت کالاها و مواد را افزایش دهند.
- اختلافات و مغایرتهای مالی را شناسایی و رفع کنند.
- اطلاعات مالی خود را بهبود بخشند.
انواع انبارگردانی کدامند؟
بر‌اساس روش و زمان انجام، انبارگردانی به دو نوع تقسیم می‌شود:
- انبارگردانی پایان سال: این نوع انبارگردانی در پایان هر سال مالی انجام می‌شود. در این روش، تمامی کالاهای موجود در انبارها شمارش و با اسناد و اطلاعات حسابداری مقایسه می‌شوند. روش انبارگردانی پایان سال به عنوان یک روش رسمی و قانونی برای ثبت اطلاعات مالی سازمان‌ها مورد‌استفاده قرار می‌گیرد و دارای مزایا و معایبی است.
مزایای روش انبارگردانی پایان سال عبارت‌اند از:
- دقت بالا در شمارش کالاها
- امکان ارزیابی کیفیت و امنیت کالاها
- امکان شناسایی و رفع اختلافات و مغایرتهای مالی
معایب روش انبارگردانی پایان سال عبارت‌اند از:
- نیاز به توقف فعالیت‌های انبار و تولید
- نیاز به نیروی انسانی زیاد و هزینه‌بر
- نیاز به زمان زیاد و طولانی
- امکان بروز خطاها و اشتباهات در شمارش کالاها
- انبارگردانی مداوم: این نوع انبارگردانی در طول سال و بهصورت مداوم انجام می‌شود. در این روش، بخشی از کالاهای موجود در انبارها بهصورت تصادفی یا بر‌اساس اهمیت و ارزش آن‌ها شمارش و با اسناد و اطلاعات حسابداری مقایسه می‌شوند. روش انبارگردانی مداوم به عنوان یک روش کمکی و جانبی برای کنترل و بهبود مدیریت انبار مورد‌استفاده قرار می‌گیرد.
مزایای روش انبارگردانی مداوم عبارت‌اند از:
- عدم نیاز به توقف فعالیت‌های انبار و تولید
- کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز
- امکان شمارش مداوم و به‌روز کالاها
- امکان پیش‌گیری از مشکلات موجودی
معایب روش انبارگردانی مداوم عبارت‌اند از:
- دقت کمتر در شمارش کالاها
- عدم امکان ارزیابی کیفیت و امنیت کالاها
- عدم امکان شناسایی و رفع اختلافات و مغایرتهای مالی بهصورت کامل
اصطلاحات انبارگردانی
در این بخش، به برخی از اصطلاحات رایج در زمینه انبارگردانی می‌پردازیم:
- موجودی: مجموعه کالاها و موادی که در انبارها ذخیره شده‌اند و برای فروش یا تولید محصولات قابل استفاده هستند.
- موجودی اول دوره: مقدار کالاها و موادی که در ابتدای یک دوره مالی (مثلا یک سال) در انبارها موجود هستند.
- موجودی آخر دوره: مقدار کالاها و موادی که در پایان یک دوره مالی (مثلا یک سال) در انبارها موجود هستند.
- موجودی ایده‌آل: مقدار کالاها و موادی که برای رفع نیازهای سازمان و مشتریان بهینه است.
- موجودی فیزیکی: مقدار کالاها و موادی که بهصورت فیزیکی در انبارها موجود و قابل شمارش هستند.
- موجودی حسابداری: مقدار کالاها و موادی که در اسناد و اطلاعات حسابداری و مالی سازمان ثبت شده‌اند و قابل محاسبه هستند.
- اختلاف موجودی: تفاوت بین موجودی فیزیکی و موجودی حسابداری که می‌تواند به دلایل مختلفی همچون خطاهای شمارش، سرقت، خرابی، فساد یا اشتباهات حسابداری ایجاد شود.
- موجودی موردنیاز: مقدار کالاها و موادی که برای رفع نیازهای سازمان و مشتریان در یک بازه زمانی معین موردنیاز است.
- موجودی ثابت: مقدار کالاها و موادی که بر‌اساس برنامه‌ریزی و توافقات قبلی در انبارها ثابت می‌ماند.
انبارگردانی هرچند وقت یک‌بار باید انجام شود؟
به‌طور کلی، انبارگردانی باید حداقل یک‌بار در سال، به ویژه در پایان سال مالی انجام شود تا حساب دقیق موجودی‌های انبار مشخص شده و موجودی‌ها به سال مالی بعد منتقل شود.
اما باید در‌نظر داشته باشید تعداد بارهایی که انبارگردانی در یک سازمان می‌تواند انجام شود، بستگی به نوع فعالیت و سیستم مدیریت موجودی آن مجموعه دارد. برخی از سازمان‌ها ممکن است انبارگردانی را بین سال، میان دوره، رندوم، مستمر یا ناگهانی انجام دهند.
مراحل انبارگردانی پایان سال
انبارگردانی پایان سال یک فرآیند مهم و پیچیده است که نیاز به برنامه‌ریزی و اجرای دقیق دارد. برای انجام انبارگردانی پایان سال، میتوان از مراحل زیر پیروی کرد:
- تعیین زمان و مکان انبارگردانی: باید زمان مناسبی برای انجام انبارگردانی انتخاب شود که کمترین تاثیر را بر فعالیت‌های انبار و تولید داشته باشد. همچنین باید مکان‌هایی که قرار است انبارگردانی شوند، مشخص کرده و اطلاع‌رسانی‌های لازم در این خصوص انجام شود.
- تهیه و توزیع فرم‌ها و لیست‌های انبارگردانی: باید فرم‌ها و لیست‌هایی تهیه شوند که شامل اطلاعات موردنیاز برای شمارش کالاها و مواد باشند. این فرم‌ها و لیست‌ها باید به افراد مسئول انبارگردانی توزیع شوند و نحوه استفاده از آن‌ها نیز توضیح داده شود.
- تشکیل تیم‌های انبارگردانی: باید تیم‌هایی از کارکنان و کارمندان با توانایی و تجربه مناسب برای انجام انبارگردانی تشکیل شوند. هر تیم باید دارای یک رهبر و چند عضو بوده و مسئولیت شمارش کالاها و مواد در یک بخش از انبار را بر‌عهده داشته باشد. همچنین باید نظارت و کنترل لازم بر فعالیت‌های تیم‌ها انجام شود.
- شمارش کالاها و مواد: باید کالاها و مواد موجود در انبارها بهصورت دقیق و صحیح شمارش و نتایج آن در فرم‌ها و لیست‌های انبارگردانی ثبت شوند. برای شمارش کالاها و مواد میتوان از روش‌های مختلفی همچون شمارش دستی، شمارش با استفاده از دستگاه‌های الکترونیکی، شمارش با استفاده از بارکد، یا شمارش با استفاده از تگ‌های الکترونیکی استفاده کرد.
همچنین باید از روش‌های مختلفی نظیر شمارش تک‌تک و شمارش گروهی برای اندازه‌گیری مقدار کالاها و مواد استفاده کرد.
- مقایسه و تطابق نتایج شمارش با اسناد و اطلاعات حسابداری: باید نتایج شمارش کالاها و مواد با اسناد و اطلاعات حسابداری و مالی سازمان مقایسه و تطابق داده شوند. در صورت وجود اختلاف بین موجودی فیزیکی و موجودی حسابداری، باید علت و میزان اختلاف را شناسایی و رفع کرد. همچنین باید از نتایج انبارگردانی برای به‌روزرسانی و اصلاح اسناد و اطلاعات حسابداری و مالی استفاده کرد.
- گزارش و ارزیابی نتایج انبارگردانی: باید از نتایج انبارگردانی برای تهیه و ارائه گزارش‌های مربوط به موجودی کالاها و مواد، اختلافات و مغایرتهای مالی، کیفیت و امنیت کالاها و مواد و عملکرد و کارایی تیم‌های انبارگردانی استفاده کرد. همچنین باید از نتایج انبارگردانی برای ارزیابی و بهبود فرآیند و روش انبارگردانی استفاده شود.
نکات مهم پیش از شمارش کالاها
برای انجام انبارگردانی بهصورت موفق و مؤثر، باید قبل از شمارش کالاها و مواد، اقدامات و آمادگی‌های لازم را انجام داد. برخی از نکات مهم پیش از شمارش کالاها عبارت‌اند از:
- تهیه و توزیع برنامه و دستورالعمل انبارگردانی: باید برنامه و دستورالعمل انبارگردانی را بهصورت کامل و جامع تهیه کرده و به تمامی افراد مرتبط با انبارگردانی توزیع کرد. این برنامه و دستورالعمل باید شامل اهداف، زمان، مکان، تیم‌ها، فرم‌ها و لیست‌ها، روشها و ابزارها، نحوه ثبت و گزارش و نحوه نظارت و کنترل انبارگردانی باشد.
- تهیه و توزیع فرم‌ها و لیست‌های انبارگردانی: باید فرم‌ها و لیست‌های انبارگردانی را بهصورت متناسب با نوع و مقدار کالاها و مواد تهیه کرده و به تیم‌های انبارگردانی توزیع کرد. این فرم‌ها و لیست‌ها باید شامل اطلاعات موردنیاز برای شمارش کالاها و مواد باشند.
- تهیه و توزیع ابزارها و تجهیزات انبارگردانی: باید ابزارها و تجهیزات موردنیاز برای انجام انبارگردانی را تهیه کرده و به تیم‌های انبارگردانی توزیع کرد. این ابزارها و تجهیزات می‌توانند شامل دستگاه‌های شمارش الکترونیکی، دستگاه‌های خواندن بارکد، تگ‌های الکترونیکی، ترازوها، مترها، خودکارها، ماشین‌حساب‌ها و… باشند.
- تهیه و توزیع پوشاک و لوازم ایمنی انبارگردانی: باید پوشاک و لوازم ایمنی مناسب برای انجام انبارگردانی را تهیه کرده و به تیم‌های انبارگردانی توزیع کرد. این پوشاک و لوازم ایمنی می‌توانند شامل کلاه، دستکش، کفش، چراغ قوه، آژیر و… باشند.
- تهیه و توزیع نشانه‌ها و برچسب‌های انبارگردانی: باید نشانه‌ها و برچسب‌هایی را تهیه کرده و در مکان‌های مناسب در انبارها قرار دهید. این نشانه‌ها و برچسب‌ها باید شامل اطلاعاتی همچون شماره انبار، شماره بخش، شماره قفسه، نام و کد کالا، واحد و تعداد کالا و وضعیت کالا باشند. این نشانه‌ها و برچسب‌ها به تیم‌های انبارگردانی کمک می‌کنند که کالاها و مواد را به‌راحتی شناسایی و شمارش کنند.
- ترتیب و ساماندهی انبارها: باید انبارها را بهصورت منظم و مرتب ساماندهی کرده و از هرگونه آشفتگی و بی‌نظمی جلوگیری کرد. همچنین باید کالاها و مواد را بر‌اساس نوع، اندازه، شکل، رنگ، و ارزش آن‌ها مرتب و دسته‌بندی کرد تا دسترسی به آن‌ها آسان و راحت باشد. در‌عین‌حال باید کالاها و مواد معیوب، فاسد یا منقضی شده را جدا کرده و آن‌ها را از انبار خارج کرد.
- توقف فعالیت‌های انبار و تولید: باید فعالیت‌های انبار و تولید را در زمان انبارگردانی متوقف کرده و از ورود و خروج کالاها و مواد به و از انبارها جلوگیری کرد. همچنین باید از افراد غیر‌مرتبط با انبارگردانی درخواست کرد که از حضور در انبارها خودداری کنند. در‌عین‌حال باید از انجام هرگونه فعالیتی که می‌تواند باعث بروز آتش‌سوزی، انفجار یا آسیب به کالاها و مواد شود، پرهیز کرد.
نکات مهم در حین شمارش کالا
در حین شمارش کالاها باید به نکات زیر توجه داشت:
- رعایت ایمنی و بهداشت: باید در حین شمارش کالاها و مواد، از پوشاک و لوازم ایمنی مناسب استفاده کرده و از هرگونه عاملی که می‌تواند باعث آسیب به سلامت و جان خود یا دیگران شود، اجتناب کرد.
- رعایت انضباط و تمرکز: باید در حین شمارش کالاها و مواد، از انجام هرگونه فعالیت یا سرگرمی که می‌تواند باعث پریشانی و کاهش تمرکز شود، خودداری کرد.
- رعایت دقت و صحت: باید در حین شمارش کالاها و مواد، دقت کنید که از انجام هرگونه خطا یا اشتباه جلوگیری شود. همچنین باید از ابزارها و تجهیزات مناسب برای شمارش کالاها و مواد استفاده کرده و از عملکرد صحیح آن‌ها اطمینان حاصل کرد.
نکات مهم پس از شمارش کالا
برای انجام انبارگردانی باید پس از شمارش کالاها، نکات زیر را رعایت کرد:
- بازگشت فرم‌ها و لیست‌های انبارگردانی: باید فرم‌ها و لیست‌های انبارگردانی را به مسئولین مربوطه بازگردانده و از دریافت و تحویل آن‌ها اطمینان حاصل کرد.
- بازگشت ابزارها و تجهیزات انبارگردانی: باید ابزارها و تجهیزات مورد‌استفاده در انبارگردانی را به مسئولین مربوطه بازگردانده و از دریافت و تحویل آن‌ها اطمینان حاصل کرد. همچنین باید برای تمیز کردن و نگهداری ابزارها و تجهیزات به عنوان دارایی‌های ارزشمند سازمان اهمیت قائل شد.
- بازگشت پوشاک و لوازم ایمنی انبارگردانی: باید پوشاک و لوازم ایمنی مورد‌استفاده در انبارگردانی را به مسئولین مربوطه بازگردانده و از تمیز بودن و نگهداری از آن‌ها به عنوان عوامل حفظ سلامت و جان افراد اطمینان حاصل کرد.
- بازگشت نشانه‌ها و برچسب‌های انبارگردانی: باید نشانه‌ها و برچسب‌های مورد‌استفاده در انبارگردانی را به مسئولین مربوطه بازگردانده و در راستای نگهداری آن‌ها به عنوان عوامل افزایش کارایی و دقت انبارگردانی کوشا بود.
- ارزیابی و گزارش نتایج انبارگردانی: باید نتایج انبارگردانی را بهصورت کامل و جامع ارزیابی و گزارش کرد و از آن‌ها برای ارزیابی و بهبود فرآیند و روش انبارگردانی استفاده نمود.
تگ انبارگردانی چیست؟
تگ انبارگردانی یا برچسب الکترونیکی انبارگردانی یک ابزار نوین و پیشرفته برای انجام انبارگردانی بهصورت خودکار و دقیق است. این تگ یک قطعه کوچک و باریک از جنس پلاستیک یا کاغذ است که یک تراشه الکترونیکی و یک آنتن دارد. تگ انبارگردانی به کالاها و مواد متصل می‌شود و اطلاعات مربوط به آن‌ها را در خود ذخیره می‌کند.
همچنین تگ انبارگردانی با استفاده از امواج رادیویی با یک دستگاه خواننده تگ، ارتباط برقرار خواهد کرد و اطلاعات خود را به آن منتقل می‌کند. با استفاده از تگ انبارگردانی، میتوان به‌راحتی و در اسرع وقت کالاها و مواد را شناسایی و شمارش کرد و در‌عین‌حال دقت و کارایی را نیز بالاتر برد.
انبارگردانی وظیفه کیست؟
انبارگردانی وظیفه افرادی است که در انبارها، کالاها و مواد را نگهداری، جابه‌جا، شمارش و کنترل می‌کنند. این افراد می‌توانند انباردار، مدیر انبار، کارگر انبار، یا حسابرس انبار باشند. همچنین انبارگردانی نیاز به هماهنگی و همکاری بین این افراد و سایر بخش‌های مرتبط با مدیریت و کنترل موجودی کالاها و مواد دارد.
در‌واقع انبارگردانی یک فعالیت مهم و حساس است که باید بهصورت منظم و دقیق انجام شود و به سازمان‌ها کمک می‌کند که از موجودی کالاها و مواد خود بهصورت بهینه و موثر استفاده کنند و در‌عین‌حال کارایی، بهره‌وری، کیفیت، امنیت، هزینه‌ها و سود خود را نیز افزایش دهند.
نمونه فرم انبارگردانی
کلام آخر
انبارگردانی یک فعالیت حساس و حیاتی برای سازمان‌ها است که اطلاعاتی دقیق و به‌روز از موجودی کالاها و مواد در انبارها را در اختیارتان قرار می‌دهد. این امر باعث می‌شود که سازمان بتواند نیازهای خود و مشتریان را به‌موقع و با‌کیفیت برآورده کند و از هدررفت و اتلاف کالاها و مواد نیز جلوگیری نماید.
همچنین انبارگردانی باعث می‌شود که سازمان بتواند هزینه‌های مربوط به موجودی کالاها و مواد را کاهش داده و سود خود را افزایش دهد. در‌عین‌حال انبارگردانی نیاز به نیروی انسانی زیاد و متخصص و ابزارها و تجهیزات مناسب و مدرن دارد و باید بهصورت منظم و دقیق انجام شود.
در‌نهایت، انبارگردانی می‌تواند مزایا و معایبی را به همراه داشته باشد و ممکن است با مشکلات و چالش‌هایی نیز روبرو شود. بنابراین، سازمان‌ها باید از روشها و ابزارهای مناسب برای انبارگردانی استفاده کنند و از نتایج آن برای ارزیابی و بهبود فرآیند و روش انبارگردانی خود بهره ببرند.
سوالات متداول
چگونه میتوان کارایی را در انبارگردانی بهبود بخشید؟
برای بهبود کارایی در انبارگردانی، میتوان از راهکارهایی همچون استفاده از روشها و ابزارهای مناسب برای انبارگردانی، آموزش و توانمندسازی نیروی انسانی و بهبود فرآیند و روش انبارگردانی استفاده کرد.
چگونه میتوان از اختلافات و مغایرتهای مالی در انبارگردانی جلوگیری کرد؟
برای جلوگیری از این اختلافات، میتوان از راهکارهایی همچون انبارگردانی بهصورت منظم و دقیق، بهرهمندی از سیستمهای مدیریت انبار و ارزیابی و گزارشدهی از نتایج انبارگردانی استفاده کرد.
