کنترل موجودی یکی از مهم‌ترین عناصر مدیریت زنجیره تامین است و به فعالیت‌هایی اطلاق می‌شود که به منظور تعیین، نگهداری و بهینه سازی مقدار، نوع و مکان موجودیهای لازم برای فروش یا تولید کالا انجام می‌شوند.
به طور کلی کنترل موجودی به عنوان یک ابزار برای تعیین و نگهداری سطح مناسب از هر کالا یا خدمات در انبار است، به نحوی که نه تنها پاسخگوی نیازها و تقاضای مشتریان باشد، بلکه هزینه‌های نگهداری، سفارش، تولید و توزیع را نیز بهینه کند. برای انجام این فعالیت، لازم است از روش‌ها و ابزارهای مناسب استفاده شود که به بهینه‌سازی چرخه و استفاده از موجودی کمک کنند.
کنترل موجودی چیست؟
کنترل موجودی به فرآیند تعادل بخشیدن بین سطح موجودی دلخواه و سطح موجودی واقعی در انبار گفته می‌شود. سطح موجودی دلخواه به حداقل مقدار موجودی اشاره دارد که باید در اختیار سازمان باشد تا بتواند نیازهای مشتریان را در زمان مناسب برآورده کند.
سطح موجودی واقعی نیز به مقدار فعلی موجودی اشاره دارد که در یک زمان خاص در انبار قابل دسترس است. هدف از کنترل موجودی این است که سطح موجودی واقعی را با سطح موجودی دلخواه همسان سازد و اختلاف بین آن‌ها را به حداقل برساند.
مدیریت موجودی (Inventory Management) چیست؟
مدیریت موجودی به عملکردهای استراتژیک و عملیاتی اشاره دارد که به منظور پیدا کردن، خرید، درخواست، حفظ، جابجایی، فروش و حسابرسی کالاهای نگهداری شده در انبار صورت می‌گیرد. به طور کلی مدیریت موجودی شامل عملکردهای زیر است:
- تعیین نیاز به موجودی
- زمان بندی و سفارش دهی موجودی
- دریافت و انبارداری موجودی
- توزیع و فروش موجودی
تفاوت بین مدیریت دارایی و مدیریت موجودی
برای درک صحیح اصطلاح کنترل موجودی، بهتر است که در ابتدا تفاوت بین دارایی و موجودی را نیز بشناسیم. دارایی به هر چیزی گفته می‌شود که ارزش اقتصادی داشته و به صورت نقد یا غیرنقد، قابل تبدیل باشد. دارایی‌ها را می‌توان به دو دسته کلی جاری و ثابت تقسیم کرد.
دارایی‌های جاری شامل آن دسته از دارایی‌ها هستند که در طول 12 ماه آینده به نقد تبدیل می‌شوند یا برای پرداخت بدهی‌های جاری استفاده می‌شوند. برخی از انواع دارایی‌های جاری عبارتند از:
- نقد: شامل پول نقد، حساب بانکی، سپرده‌های کوتاه مدت، سفته، چک و سایر اوراق بهادار قابل تبدیل به نقدینگی است.
- خوابانده: شامل سفارشات خرید، سود سهام و سایر حق‌الزحمه‌های قابل دریافت می‌باشد.
- موجودی: شامل کالاهایى است که یک کسب و کار براى فروش یا تولید کالاهاى دیگر خریدارى کرده است. موجودی را می‌توان به سه نوع تقسیم کرد: مواد اولیه، کالاهایى که در حال تولید هستند (کار در جریان) و کالاهایى که آماده فروش هستند (کالاهایى که تولید شده‌اند)
بنابراین، موجودی یک نوع خاص از دارایى جارى است که بخشى از سرمایه در گردش یک کسب و کار را تشکیل می‌دهد. مدیریت دارایى نیز عبارت است از فعالیت‌هایى که به منظور حفظ و افزایش ارزش دارایى یک سازمان صورت می‌گیرد و شامل عملکردهای زیر است:
- تعیین نیاز به دارایی
- تصمیم گیرى درباره خرید، فروش، جابجایى یا استفاده مجدد از دارایی
- بودجه بندی و برنامه ریزی برای خرید یا سفارش دارایی
- ردیابی، ثبت و گزارش درباره وضعیت و عملکرد دارایی‌ها
- نگهداری، تعمیر و بهبود دارایی‌ها
- ارزیابی و کنترل ریسک‌های مربوط به دارایی‌ها
بنابراین، تفاوت بین مدیریت دارایی و مدیریت موجودی این است که مدیریت دارایی به کل دارایی‌های یک سازمان پرداخته است، در حالی که مدیریت موجودی فقط به یک نوع خاص از دارایی‌های جاری یعنی کالاهای قابل فروش یا تولید می‌پردازد.
نقش ردیابی دارایی در مدیریت موجودی دارایی
ردیابی دارایی به فرآیند شناسایی، پیدا کردن، رصد کردن و گزارش دادن درباره مکان، حالت، تعداد و اطلاعات مربوط به دارایی‌های سازمان گفته می‌شود. ردیابی دارایی با استفاده از تکنولوژی‌های مختلف هم‌چون بارکدها، RFID، GPS، IoT و… انجام می‌شود و به کمک شماره سریال یکتا، بارکدهای یکسان، تگ‌های الکترونیکی، سنسورها و نرم‌افزارهای مخصوص صورت می‌پذیرد. ردیابی دارایی نقش مهمی در مدیریت موجودی دارد زیرا به موارد زیر کمک می‌کند:
- افزایش دقت و سرعت در شناسایی و جابجایی موجودی
- كاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای شمارش و بررسی موجودی
- ارائه اطلاعات به روز و دقیق درباره سطح و مكان موجودی
- پیشگیری از سرقت، گم شدن یا خراب شدن موجودی
- بهبود رضایت مشتریان با تأمین به موقع نیازهای آن‌ها
اهمیت کنترل موجودی در چیست؟
کنترل موجودی اهمیت زیادی در کسب و کارهای مختلف دارد زیرا تأثیر مستقیمی بر روی عملکرد، سود آوری و رقابت پذیری آن‌ها خواهد داشت. برخی از فواید کنترل موجودی عبارتند از:
- جلب رضایت و وفاداری مشتریان: با تأمین کالا یا خدمات با کیفیت و به موقع، می‌توان نیازها و انتظارات مشتریان را برآورده و اعتماد و رضایت آن‌ها را جلب کرد. این امر باعث افزایش فروش و سهم در بازار نیز می‌شود.
- کاهش هزینه‌های نگهداری، حمل و نقل، سفارش دهی و تولید موجودی: با تعیین سطح بهینه موجودی، می‌توان هزینه‌های مربوط به نگهداری، حمل و نقل، سفارش دهی و تولید موجودی را کاهش داد. همچنین، این امر باعث افزایش سود ناخالص و کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.
- افزایش نقدینگی: با فروش سریع‌تر و کاهش سرمایه گذاری در موجودی، می‌توان نقدینگی را افزایش داد. این امر باعث بهبود توان پرداخت بدهی‌ها، سرمایه گذاری در فرصت‌های جدید و پاداش به سهامداران می‌شود.
- بهبود بهره وری و کارآیی: با استفاده بهینه از منابع و فضای انبار، می‌توان بهره وری و کارآیی را افزایش داد. این امر باعث کاهش زمان و انرژی مصرف شده، افزایش تولید و کیفیت و کاهش خطا و ضایعات نیز خواهد شد.
- کاهش ریسک از دست دادن فروش یا بازار: با حفظ تعادل مناسب بین تأمین و تقاضا، می‌توان ریسک از دست دادن فروش یا بازار به دلیل کمبود یا اضافه بودن موجودی را کاهش داد. در عین حال، این امر باعث حفظ و گسترش سهم بازار و مزیت رقابتی می‌شود.
فرایند کنترل موجودی چگونه است؟
فرایند کنترل موجودی شامل چهار گام اصلی است:
- تعیین نیاز به موجودی: در این گام، سطح مطلوب موجودی برای هر کالا یا خدمات تعیین می‌شود. برای این منظور، عواملی هم‌چون تقاضای پیش‌بینی شده، زمان تحویل، هزینه سفارش، هزینه نگهداری، درصد خطای پذیرش، حداقل و حداکثر سطح موجودی و سطح خدمات در نظر گرفته می‌شود.
- زمان‌بندی و سفارش دهی: در این گام، زمان مناسب برای سفارش دوباره و تعیین مقدار سفارش انجام می‌شود. برای این منظور، مدل‌های کنترل موجودی هم‌چون مقدار سفارش اقتصادی، مدل تولید اقتصادی و آنالیز ABC استفاده می‌شوند.
- دریافت و انبار داری: در این گام، کالاهای سفارش داده شده از تأمین کنندگان دریافت، بررسی، ثبت و در انبار قرار می‌گیرند. برای این منظور، روش‌های ردیابی دارایی، کد گذاری، بسته بندی، جایگذاری و نظم دهی به کار می‌روند.
- توزیع و فروش: در این گام، کالاهای موجود در انبار به مشتریان یا نقاط فروش، توزیع می‌شوند. برای این منظور، روش‌های حمل و نقل، پرداخت، صدور فاکتور، تحویل و خدمات پس از فروش به کار می‌روند.
مدل های کنترل موجودی
مدل‌های کنترل موجودی روش‌های ریاضی هستند که به تعیین زمان و مقدار بهینه سفارش کالا یا خدمات کمک می‌کنند. برخی از مدل‌های رایج کنترل موجودی به شرح زیر هستند:
مقدار سفارش اقتصادی (EOQ)
این مدل برای کالاهایی استفاده می‌شود که تقاضای ثابت و پیوسته دارند و هزینه سفارش و هزینه نگهداری آن‌ها معلوم است. این مدل سعی می‌کند هزینه کل سفارش و نگهداری را بهینه کند.
مدل تولید اقتصادی (EPQ)
این مدل برای کالاهایی استفاده می‌شود که تولید آن‌ها به صورت داخلی و با نرخ ثابت صورت می‌گیرد و تقاضای آن‌ها نامحدود است. این مدل سعی می‌کند هزینه کل تولید و نگهداری را بهینه کند.
آنالیز ABC
این مدل برای کالاهایی استفاده می‌شود که تأثیرات نامساوی بر روی هزینه یا درآمد سازمان دارند و سعی می‌کند کالاها را بر اساس اهمیت آن‌ها به سه گروه A، B و C تقسیم کند. گروه A شامل کالاهایی است که درصد بالایی از ارزش کل موجودی را تشکیل می‌دهند، اما تعداد کمی از آن‌ها وجود دارد.
گروه B شامل کالاهایی است که درصد متوسطی از ارزش کل موجودی را تشکیل می‌دهند و تعداد متوسطی از آن‌ها وجود دارد. گروه C شامل کالاهایی است که درصد کمی از ارزش کل موجودی را تشکیل می‌دهند، اما تعداد زیادی از آن‌ها وجود دارد.
به طور کلی هدف از آنالیز ABC این است که برای هر گروه، سطح و روش مناسب کنترل موجودی انتخاب شود. به عنوان مثال، برای گروه A باید سطح موجودی پایین و روش کنترل دقیق‌تر استفاده شود، در حالی که برای گروه C می‌توان سطح موجودی بالاتر و روش کنترل ساده‌تر را استفاده کرد.
انواع سیستم های کنترل موجودی
برای اجرای‌روش های کنترل موجودی، سازمان‌ها می توانند از سیستم‌های مختلفی استفاده کنند. سیستم‌های کنترل موجودی به روش‌هایی اشاره دارند که با استفاده از آن‌ها، سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند كه چه زمانی، چه مقدار و از كجا سفارش موجودی بدهند. برخی از سیستم‌های کنترل موجودی به شرح زیر می‌باشند:
سیستم کنترل دوره ای
در این سیستم، سطح موجودی در فواصل زمانی منظم (به طور مثال، هفتگی، ماهانه و…) بازبینی می‌شود و در صورت نیاز، سفارش جدیدی صادر خواهد شد. این سیستم فرض می‌كند كه تقاضای مشتریان پیش بینی شده و ثابت است و زمان تحویل سفارش نیز قابل پیش بینی می‌باشد. همچنین، این سیستم برای کالاهای گروه C گزینه مناسبی است.
سیستم کنترل موجودی دائمی
در این سیستم، سطح موجودی به طور پیوسته رصد می‌شود و در صورت رسیدن به حد پایین، یک سفارش جدید با حجم ثابت صادر خواهد شد. این سیستم فرض می‌کند که تقاضای مشتریان نامعین و تغییر پذیر است و زمان تحویل سفارش نیز معین شده نیست. در واقع می‌توان گفت که این سیستم برای کالاهای گروه A گزینه مناسبی خواهد بود.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت موجودی دارایی
سیستم مدیریت موجودی دارایی یک نوع نرم‌افزار است که به مدیریت و کنترل موجودی دارایی‌های یک سازمان کمک می‌کند. این سیستم از روش‌های ردیابی دارایی، آنالیز ABC، مدل‌های کنترل موجودی و سیستم‌های کنترل موجودی استفاده می‌کند. برخی از مزایای استفاده از سیستم مدیریت موجودی دارایی عبارتند از:
- افزایش دقت و به روز بودن اطلاعات درباره سطح و مکان موجودی دارایی‌ها
- کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای شمارش، سفارش، دریافت، انبارداری و توزیع موجودی دارایی‌ها
- بهبود تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی با استفاده از گزارش‌ها و آمارهای تحلیل شده
- افزایش بهره‌وری و سودآوری با بهینه‌سازی چرخش و استفاده از موجودی دارایی‌ها
- افزایش رضایت و وفاداری مشتریان با تأمین به موقع نیازهای آن‌ها
جمع بندی
کنترل موجودی یک فعالیت حساس و حیاتی در کسب و کارها است که به تعیین و نگهداری سطح مناسب از هر کالا یا خدمات در انبار می‌پردازد. برای انجام کنترل موجودی، لازم است از روش‌ها و ابزارهای مناسب استفاده شود که می‌توان به کمک آن‌ها عملکرد، سودآوری و رقابت‌پذیری در کسب و کار را افزایش داد.
سوالات متداول
- آیا کنترل موجودی تنها برای کسب و کارهای بزرگ مفید است؟
به طور کلی کنترل موجودی برای کسب و کارها مفید و ضروری است. اصول کنترل موجودی به اندازه گیری و مدیریت موجودیهای کوچک و بزرگ کمک می‌کند. در واقع، برای کسب و کارهای کوچک ممکن است حتی مهم‌تر باشد زیرا منابع محدودتری دارند و نیاز به بهره وری بیشتری دارند.
- چطور می‌توان میزان سفارش‌ها و زمان سفارش دهی را بهینه کرد؟
بهینه‌سازی میزان سفارش‌ها و زمان سفارش دهی می‌تواند با استفاده از مدل‌هایی هم‌چون EOQ (مقدار سفارش اقتصادی) انجام شود. این مدل‌ها بر اساس هزینه‌های سفارش دهی و نگهداری، موجودی را بهینه‌سازی می‌کنند.
- چگونه می‌توان از مدیریت موجودی برای بهبود روند تامین و تولید استفاده کرد؟
با داشتن اطلاعات دقیق درباره موجودی‌ها و نیازها، می‌توان زمان سفارش دهی را بهینه کرده و در عین حال از انباشت موجودی‌ها یا نیاز ناگهانی به مواد جلوگیری کنید.
