هر شرکت و سازمانی برای بهبود فرایند کار و مدیریت موثر کسب‌وکار خود، نیازمند استفاده از آخرین سیستم‌های مدیریتی دنیا و بروز نگه داشتن سازمان است. از طرف دیگر آسان کردن فرایند کار و امکان ارتباط آسان بخش‌های مختلف یک مجموعه، از مزایای کار و فعالیت در سازمانی مدرن و پیشرفته است.
به همین خاطر سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP و سیستم مدیریت کسب‌وکار BPMS به دو برنامه محبوب مدیران برای افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها تبدیل شده است. اما سیستم ERP و BPMS چه تفاوتی دارند و کدام یک برای برای سازمان شما مناسب‌تر است؟ برای شروع باید بدانیم که ERP چیست و چه نقشی در کسب‌وکار دارد.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP) Enterprise resource planning) در واقع نرم‌افزاری است که امکان دسترسی به ظرفیت‌های دپارتمان‌ها و بخش‌های مختلف یک سازمان یا شرکت را در اختیار کاربران آن مجموعه می‌گذارد.
به این ترتیب از طریق یک سیستم نرم‌افزاری، کارمندان و نیروهای یک سازمان با یکدیگر در ارتباط هستند تا تصمیمات آن‌ها هدفمند، آگاهانه و موازی با اهداف و سیاست‌های کاریشان باشد. به همین خاطر ERP تأثیر بسزایی در افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها و شرکت‌ها دارد. خوشبختانه این نرم‌افزار در حوزه‌های مختلفی قابل استفاده است. برخی از این حوزه‌ها عبارت‌اند از:
- منابع انسانی
- حسابداری و امور مالی
- مدیریت سرمایه‌گذاری
- تولید
- مدیریت مجموعه
پس هدف اصلی ERP را می‌توانیم جمع‌آوری داده‌ها در دیتابیس بدانیم که این دیتاها را در اختیار کاربران قرار داده و امکان دسترسی کارمندان مجموعه به دیتاها را فراهم می‌کند؛ تا هر بخشی از یک شرکت بزرگ برای ارتباط با دیگر بخش‌ها و استفاده از داده‌هایشان نیازمند استفاده از برنامه‌های مختلف و نامه‌نگاری‌های روتین اداری نداشته باشد. علاوه‌بر این، از دیگر مزایای ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های سازمان
- ارتقا و بهبود تولید
- بهبود رضایت مشتری
- کنترل زنجیره تامین مواد اولیه ضروری
- جمع‌آوری داده‌های تجاری برای بهبود انتخاب‌های ضروری و تجاری سازمان
- همسو کردن سازمان با استانداردهایی مانند ISO و FDA
- پیشنهادهای به موقع برای جذب سرمایه یا محدود کردن سازمان
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) چیست؟
اگر به طور دقیق نمی‌دانید سیستم BPMS چیست؟ سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار BPMS) Business process management) ترکیبی از بهترین تکنیک‌ها و استراتژی‌هایی است که سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند برای طراحی، مدل‌سازی، پیاده‌سازی ایده‌ها و بهبود کارایی مجموعه و همچنین نظارت و کنترل فرایندهای اداری از آن استفاده کنند. به همین خاطر BPMS از بهترین سیستم‌هایی است که در افزایش هوشمندی، کارایی و چابکی تاثیر مثبت دارد و شامل یک سری تسک‌های خاص می‌شود.
سیستم BPMS یک سری دستورالعمل‌های منعطف و البته قوانین خاص دارد تا مسیر مدل‌سازی را بهبود داده و شرح وظایف شغلی را ساده کند. بر همین اساس ویژگی‌ها و مزایای استفاده از سیستم BPMS عبارت‌اند از:
- تحلیل فرآیندهای کاری
- امکان ارسال گزارش‌های زمان‌بندی‌شده و دقیق
- پویایی و مقیاس‌پذیری
- مدیریت اطلاعات
- مدیریت انطباق
- بهبود و افزایش تولید همراه با برطرف کردن محدودیت‌ها
- مدیریت داده‌ها همراه با دسترسی راحت و حفظ امنیت اطلاعات
- ساده‌سازی همکاری‌های ضروری داخلی و خارجی
تفاوت‌های ERP و BPMS چیست؟
در یک بررسی ساده و با معرفی هر دو سیستم احتمالاً متوجه شدید که ERP سیستمی برای تمرکز روی داده‌های کسب‌وکار و کارایی آن است، که ارتباط اعضای یک مجموعه را یکپارچه کرده و امکان دسترسی کارمندان و مدیران را به اطلاعات و داده‌های ضروری آسان می‌کند؛ تا همه بتوانند به داده‌های موردنیاز در روند کارشان دسترسی داشته باشند؛ در حالی که BPMS مسیر و استراتژی کار یک مجموعه را برای همان سازمان شخصیسازی (Customization) می‌کند.
فعالیت ERP بر اساس ماژول و هدف نهایی‌اش جمع‌آوری و نگهداری دیتا است، در حالی که سیستم مدیریت کسب‌وکار BPMS راه‌حلی اصولی برای مدیریت یک سازمان است که روی فرایند کار تمرکز دارد. تمرکز ERP روی کارکردهای یک سازمان است و به فرایند ساده‌سازی کار کمک می‌کند. معمولاً سیستم ERP برای بهبود عملکردش به BPMS نیاز دارد تا هر دو بتوانند به رفع مشکلات کاری و سازمانی کمک کرده و مدیریت کسب‌وکار را ساده‌تر کنند.
از درگیر تفاوت‌های دو سیستم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دسترسی راحت BPMS به قدرت ردگیری بازدهی فرایندهای خاص
- امکان هوشمند‌سازی تجاری BPMS در برابر ERP
- امکان تعیین فرآیندهای تجاری در BPMS در برابر ERP
کدام یک برای کسب‌وکارتان مناسب‌تر است؟ ERP یا BPMS
در انتهای بحث به یک سوال مهم مدیریتی می‌رسیم، کدام سیستم برای کسب‌وکار ما بهتر است. خیلی ساده بگوییم که برای مدیریت امور سازمانی و امکان ذخیره ساده اطلاعات و داده‌ها، قطعاً نیازمند ERP هستید؛ اما برای انتخاب بهتر بیایید نگاهی به چند فاکتور مهم داشته باشیم!
اول به بودجه و وسعت کسب‌وکارتان توجه کنید. اگر قرار است در سال‌های آینده کسب‌وکارتان را محدود کنید، قاعدتاً نیاز شما با سازمانی که به دنبال جذب سرمایه برای اضافه کردن نیرو و تلاش برای وسعت کارش است، تفاوت دارد. پس بر‌اساس وسعت کار، برنامه تجاری آینده در بلندمدت و تعداد نیروها می‌توانید یکی از دو سیستم ERP یا BPMS را انتخاب کنید.
از طرف دیگر بودجه شما هم در این تصمیم‌گیری تاثیر بسزایی دارد؛ مثلاً هزینه سیستم ERP در کل دنیا از 1000 دلار شروع شده و لزوم استفاده از چنین برنامه‌ای به بودجه نهایی شما بستگی دارد تا بتوانید نرخ بازگشت سرمایه ROI را تضمین کنید.
هر دو نرم‌افزار می‌توانند ابزار کارتان باشند، پس بر‌اساس فاکتورهای بیان شده تصمیم نهایی را اتخاذ کنید:
- وسعت کار
- تعداد نیروهای سازمان
- بودجه در دسترس
کلام آخر
در این مقاله با سیستم مدیریت کسب‌وکار BPMS در برابر ERP آشنا شده و متوجه شدیم که هر دو برنامه اگر چه در عملکرد و کاربرد یکسان نیستند؛ اما شباهت‌هایی به هم دارند که مهم‌ترین آن، بهبود مدیریت سازمان است. از طرف دیگر معمولاً BPMS را می‌توانید در یک سیستم پیشرفته ERP ادغام کنید، اما باید یادتان باشد که ERP امکان مدیریت تجاری را ندارد و صرفاً دسترسی به داده‌های سازمان را ساده‌تر کرده است.
مجموعه بزرگ و کارآمد MSYS در یک دهه فعالیت خود و با آموزش و پشتیبانی، با پیاده‌سازی یکی از شرکت‌های مطرح در حوزه ارائه راهکارهای ERP یعنی SAP ERPبرا و همگام‌سازی سازمان‌های ایرانی با محصولات، تراز اول دنیا است. مجموعه شما هم اگر احساس نیاز به چنین سیستمی را دارد، می‌توانید از طریق پشتیبانی مجموعه با تمام ماژول‌ها آشنا شده و بر اساس نیاز خود، سیستم مورد‌نظرتان را دریافت کند.
