در پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP، بسیاری از شرکت‌ها بیش از حد به شناسایی نیازها توجه می‌کنند و از تشکیل تیم اجرایی قدرتمند غافل می‌شوند. در حالی که داشتن یک تیم اجرایی ماهر و رهبری صحیح می‌تواند عامل کلیدی موفقیت در پروژهای ERP باشد.
فرمول موفقیت ساده است ، ” انتخاب افراد مناسب با مهارت‌های لازم و پیروی از مراحل مشخص ” .
برنامه‌ریزی پیاده‌سازی ERP باید هم‌زمان با چیدمان تیم اجرایی آغاز شود. در ادامه، ۸ مرحله حیاتی برای تشکیل یک تیم ایده‌آل که می‌تواند تضمین‌کننده موفقیت پروژه ERP شما باشد را بررسی می‌کنیم.
درک اهمیت پروژه | چرا پروژه ERP فقط یک پروژه IT نیست؟
ERP یک پروژه IT نیست؛ بلکه یک تغییر سازمانی است.سیستم‌های ERP هرچند بر پایه فناوری اطلاعات (IT) هستند، اما نباید این فرآیند را تنها به عنوان یک پیاده‌سازی نرم‌افزاری دید. ERP ستون فقرات عملیات کل شرکت است و به مشارکت و تعهد تمامی بخش‌ها نیاز دارد. بدون حمایت کافی از سوی اعضای سازمان، پروژه می‌تواند به تأخیرهای اجرایی پرهزینه، مقاومت کاربران ، نارضایتی و حتی شکست منجر شود. در حالی که بخش IT مسئول نصب و یکپارچگی سیستم است، مسئولیت تعریف فرآیندها و اطلاعات سازمانی بر عهده کاربران سیستم است.
مشارکت و حمایت مدیران ارشد | پشتوانه ای نیرومند برای موفقیت پروژه
مشارکت مدیران ارشد مانند CIO یا CTO به امضای قرارداد پیاده‌سازی ERP محدود نمی شود؛ امضا قرارداد، تنها آغاز مسیر است. مدیران اجرایی باید تاثیرات گسترده یک پروژه ERP را درک کنند و آمادگی لازم برای مواجهه با چالش‌ها را داشته باشند. آنها باید از ابتدای جلسات تا انتهای پروژه تیم را همراهی کنند، پیشرفت را رصد کنند و اعضای تیم را در مسیر درست هدایت کنند.
انتخاب رهبر مناسب برای تیم پروژه
برای پیاده‌سازی موفق یک پروژه ERP، علاوه بر تیم قوی، به یک رهبر توانمند نیاز دارید. این رهبر باید از بخش عملیاتی سازمان انتخاب شود و فردی باشد که کارکنان در مواقع نیاز به او مراجعه کنند و به‌طور کامل با کسب‌وکار شرکت، سیاست‌های داخلی و فرآیندهای سازمانی آشنا باشد. همچنین، مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای پیگیری وظایف، زمان‌بندی و مدیریت هزینه‌ها نیز ضروری است. انتخاب فرد مناسب برای این نقش می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در موفقیت پروژه داشته باشد. رهبر باید بالانسی مناسب از مهارت های نرم و فنی را داشته باشد.
انتخاب افراد مناسب برای تیم پیاده‌سازی پروژه | جنگجویانی برای نبرد ERP
ساختار تیم پیاده‌سازی ERP باید بازتاب‌دهنده ساختار سازمان باشد و اعضای تیم نماینده واحدهای کلیدی سازمان باشند، به‌ویژه واحدهایی که کاربران اصلی سیستم هستند، مانند مهندسی، فروش، خدمات مشتری، تأمین، مالی و حسابداری، IT، نگهداری و منابع انسانی.
این تیم مسئول برنامه‌ریزی و سازماندهی پروژه است و باید به‌طور منظم برای بررسی پیشرفت و حل مسائل جلسه برگزار کند. هر عضو تیم باید فعالیت‌های حوزه خود را مدیریت کرده و گزارش پیشرفت را به تیم ارائه دهد. برگزاری جلسات هفتگی، به‌ویژه در دوره‌های حساس، و گزارش‌دهی وضعیت پروژه به کل سازمان نیز توصیه می‌شود.
پیروی از یک فرآیند برنامه‌ریزی ساختارمند و فراگیر
با شروع پروژه، برنامه‌ریزی دقیق و منظم نیز باید آغاز شود. برنامه‌ریزی باید انعطاف‌پذیر باشد و از اعمال تغییرات در میانه راه اجنتاب کنید . افزایش دامنه پروژه یکی از بزرگترین تهدیدها برای اتمام موفقیت‌آمیز آن است. مشارکت کاربران سازمانی که پیاده سازی در آن انجام می شود در برنامه‌ریزی اولیه بسیار مهم است، زیرا آنها منبع اصلی اطلاعات برای توصیف وضعیت فعلی کسب‌وکار و فرآیندها هستند. همچنین مشارکت مستمر کاربران به جلوگیری از مقاومت آنها در برابر تغییرات پیش رو نیز کمک می‌کند.
پیگیری برنامه پروژه
ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می‌کنند تا زمان‌بندی و پیشرفت پروژه را رصد کنید. این نرم‌افزارها به برنامه‌ریزی و شناسایی نیازهای منابع کمک می‌کنند و می‌توانید وظایف و پیشرفت کلی پروژه را با برنامه ریزی انجام شده مقایسه کنید و تأثیرات عوامل موثر بر پروژه را شناسایی کنید.
همچنین، این ابزارها هزینه‌ها رانسبت به بودجه های تعیین شده از سوی مدیران ارشد محاسبه و میزان دسترسی به منابع را اطلاع رسانی می‌کنند.
هرگونه انحراف از برنامه باید به‌سرعت توسط تیم پروژه بررسی شود. تأخیرهای کوچک اگر به‌موقع رفع نشوند، به مشکلات بزرگ‌تری تبدیل می‌شوند. رهبران هر تیم وظیفه دارند که در جلسات هفتگی گزارش عملکرد تیم خود را ارائه دهند. زمان‌بندی پروژه بسیار مهم است؛ بنابراین تا حد ممکن نباید اجازه دهید فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده با تأخیر مواجه شوند، چراکه این تأخیرها می‌تواند در مراحل بعدی پروژه تأثیر منفی بگذارد.
مشارکت اعضای سازمان در پیاده‌سازی سیستم جدید | آغوشی باز برای ERP
منظور از اعضای سازمان، افراد حاضر در سازمانی است که پیاده سازی ERP در آن انجام می شود. آنها کلید موفقیت در پیاده‌سازی سیستم جدید هستند. ماباید مقاوت این افراد در پذیرش تغییر جدید را به حداغل برسانیم.
به آنها نشان دهید که چگونه ERP می‌تواند عملکردشان را بهبود بخشد و مزایایی مانند سهولت استفاده، افزایش دقت اطلاعات، توانایی انجام کارهای بیشتر و کاهش استرس را به همراه داشته باشد. اگر کاربران این فواید را درک کنند، ترغیب به استفاده از سیستم می‌شوند. در لحظات دشوار یا مواجهه با موانع، این احساس مسئولیت است که به پیشبرد یک پروژه کمک می‌کند.
تعیین معیار در موفقیت پروژه | ارزیابی پروژه ERP
برای ارزیابی موفقیت تیم پروژه ERP، باید معیارهای مشخصی تعیین کنید. اولین معیار، پیاده‌سازی موفق در چارچوب زمان و بودجه معین است. ارزیابی وظایف میانی نیز اهمیت دارد؛ هر وظیفه به عنوان یک نقطه عطف در پروژه محسوب می‌شود.
پیاده‌سازی ERP نیازمند مشارکت و حمایت گسترده از سوی تمام بخش‌های سازمان است. تیم پروژه نقش اساسی در این فرآیند دارد، حتی اگر خودشان مستقیماً پیاده‌سازی را انجام ندهند. وظیفه اصلی تیم، برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه، جلب حمایت و حفظ انگیزه در سازمان است تا همه وظایف و فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده تا پایان موفقیت‌آمیز پروژه به‌درستی انجام شوند.
2 دیدگاه دربارهٔ «8 گام کلیدی برای پیاده سازی موفق ERP | راهنمای گام به گام»
لطفا در آینده درمورد شیوه و سبک های رهبری موفق پروژه های IT هم برامون مطلب بزارید.
خلاصه و مختصر
جالب بود.